Kế hoạch 07/KH-UBND năm 2018 về thực hiện Chỉ thị 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử do thành phố Hải Phòng ban hành

KẾ HOẠCH

TRIỂN KHAI THỰC HIỆN CHỈ THỊ SỐ 35/CT-TTG NGÀY 07/9/2017 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện với các nội dung cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích:

- Thực hiện nghiêm, có hiệu quả Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

- Kết quả triển khai thực hiện Kế hoạch này là một trong những tiêu chí để đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức và địa phương; đề xuất Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, đánh giá người đứng đầu các ngành, các địa phương gắn với công tác thi đua, khen thưởng hàng năm.

2. Yêu cầu:

- Triển khai đồng bộ, thống nhất, đảm bảo thực hiện đầy đủ các nội dung yêu cầu, chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ; sự phối hợp chặt chẽ của các cấp, các ngành và địa phương trên toàn thành phố, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hải Phòng đi vào nề nếp, phục vụ công tác cải cách hành chính, chỉ đạo điều hành và thực thi công vụ.

- Tăng cường công tác tập huấn, hướng dẫn, kiểm tra, tổ chức thực hiện nghiêm công tác lập hồ sơ, công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng từ năm 2015 trở về trước tại các cơ quan, tổ chức; bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị bảo quản tài liệu; tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử.

II. CHỈ TIÊU

1. 100% công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố được tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ (Thực hiện trong quý I/2018).

2. 100% cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử (Thực hiện từ năm 2018).

3. 100% cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ (Thực hiện trong năm 2018).

4. Hàng năm, Ủy ban nhân dân các quận, huyện; các Sở, ban, ngành kiểm tra, hướng dẫn được từ 70 đến 100% các cơ quan, đơn vị trực thuộc; Sở Nội vụ kiểm tra, hướng dẫn được từ 30 đến 40% cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố.

5. Đến năm 2021, các ngành, các cấp, các đơn vị giải quyết dứt điểm tài liệu hình thành từ năm 2015 trở về trước đang bó gói, tồn đọng tại cơ quan, đơn vị.

6. Các cơ quan, tổ chức và địa phương bố trí được kho lưu trữ đảm bảo diện tích và các trang thiết bị nhằm bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

7. Đến năm 2020, 100% các sở, ban, ngành và Ủy ban nhân dân các quận, huyện, phường sử dụng phần mềm quản lý văn bản giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ; đến năm 2021, thiết lập thực hiện ở các xã, thị trấn.

III. NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP

1. Công tác tuyên truyền, phổ biến:

Tổ chức các Hội nghị tập huấn, tuyên truyền; đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng, Cổng thông tin điện tử của các cơ quan, tổ chức và địa phương các văn bản có liên quan. Nâng cao nhận thức của từng cán bộ, công chức, viên chức về trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.

2. Xác định trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử:

Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện tăng cường công tác kiểm tra, xử lý nghiêm các trường hợp không chấp hành đúng các quy định về văn thư, lưu trữ và công tác lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị và địa phương mình quản lý.

3. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử thành phố:

Tổ chức rà soát, hệ thống các văn bản của thành phố hướng dẫn lập hồ sơ công việc (bao gồm cả việc lập hồ sơ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ) và thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, bổ sung và hoàn thiện đầy đủ làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện được đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả tại các cơ quan, đơn vị.

4. Hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử:

Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó tập trung vào công tác lập hồ sơ công việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tại các cơ quan, tổ chức và địa phương theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan để kịp thời hướng dẫn, chấn chỉnh những hạn chế, bất cập trong quá trình thực hiện.

5. Giải quyết tài liệu tồn đọng hình thành từ năm 2010 đến năm 2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố:

- Khảo sát số lượng tài liệu tồn đọng từ năm 2010 - 2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thành phố (bao gồm tất cả các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo quy định của Luật Lưu trữ); kiểm tra giám sát các hoạt động chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ trên địa bàn nhằm hoàn thành đúng thời gian và đảm bảo chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Xây dựng Đề án và triển khai thực hiện chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu tồn đọng nói trên, hoàn thành trước năm 2021; số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thành phố, nhằm nâng cao hiệu quả công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu, phát huy tối đa giá trị của tài liệu và bảo vệ tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ.

- Bố trí cân đối kinh phí hỗ trợ của thành phố với kinh phí của cơ quan, tổ chức, địa phương.

6. Bố trí kho lưu trữ, tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả:

- Đẩy nhanh tiến độ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của thành phố, đảm bảo hoàn thành trước ngày 31/12/2020. Bảo đảm Kho lưu trữ chuyên dụng đầy đủ trang thiết bị cần thiết như: giá, hộp, bìa, hệ thống phòng cháy chữa cháy...

- Ban hành nội quy khai thác và sử dụng tài liệu, thực hiện việc khai thác sử dụng tài liệu đúng mục đích, đúng đối tượng và thẩm quyền. Đảm bảo phát huy tốt giá trị của tài liệu lưu trữ nhưng vẫn bảo vệ bí mật nhà nước đúng quy định.

7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử:

- Xây dựng phần mềm quản lý, điều hành tác nghiệp và quản lý tài liệu lưu trữ đảm bảo các yêu cầu trong việc lập hồ sơ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ; chuyển giao, hướng dẫn để các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện thống nhất trong toàn thành phố.

- Trên cơ sở quy định của Bộ Nội vụ về quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ điện tử; sửa đổi, bổ sung các văn bản của thành phố làm cơ sở thực hiện thống nhất.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trách nhiệm chung:

a) Căn cứ các nhiệm vụ được Ủy ban nhân dân thành phố xác định tại Kế hoạch này, Giám đốc các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan:

- Chủ động xây dựng Kế hoạch thực hiện của sở, ban, ngành, địa phương, đơn vị mình về lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và tập trung chỉ đạo, tổ chức triển khai, thực hiện có hiệu quả sau khi ban hành.

- Bổ sung tiêu chí thực hiện việc lập hồ sơ công việc là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm đối với công chức, viên chức làm cơ sở đánh giá, đề xuất khen thưởng.

- Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo, hướng dẫn nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn theo thẩm quyền, đặc biệt là đối với cấp xã.

- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo kết quả thực hiện Kế hoạch theo định kỳ 06 tháng và 01 năm (cụ thể: hoàn thành trước ngày 10/6 đối với báo cáo 06 tháng và trước ngày 10/11 đối với báo cáo năm), gửi Sở Nội vụ để tổng hợp. Thời gian gửi báo cáo được tính theo thời gian trên chứng thực chữ ký số của báo cáo và gửi về hộp thư công vụ của Sở Nội vụ.

b) Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ; tập huấn, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tới tất cả công chức, viên chức, người lao động trong cơ quan, đơn vị.

- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ tới các cơ quan, đơn vị trực thuộc, đảm bảo thực hiện thống nhất, đúng quy định.

- Bố trí đủ diện tích kho lưu trữ cơ quan, trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

2. Phân công trách nhiệm cụ thể:

a) Sở Nội vụ:

- Chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính tham mưu trình Ủy ban nhân dân thành phố Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2010 đến năm 2015 tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố, số hóa tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thành phố nhằm nâng cao hiệu quả công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Dự toán kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ hàng năm và sử dụng đúng mục đích theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ. Thời gian hoàn thành: Quý II/2018.

- Tiếp tục đẩy mạnh công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ lập hồ sơ công việc tới công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử thành phố. Thời gian hoàn thành: Quý II/2018.

- Thực hiện kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ công việc, thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử nói riêng và việc chỉnh lý khoa học tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Thực hiện cả năm 2018.

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức và địa phương xây dựng, bổ sung các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng năm đối với công chức, viên chức làm cơ sở đánh giá, đề xuất khen thưởng, trong đó có nội dung thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hoàn thành trong tháng II/2018.

- Tổ chức hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch này; tổng hợp, định kỳ báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố kết quả thực hiện (Đề xuất Ủy ban nhân dân thành phố kịp thời biểu dương, khen thưởng hoặc phê bình, kiểm điểm, xử lý kỷ luật đối với tập thể, cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao).

b) Sở Thông tin và Truyền thông:

- Tham mưu, thực hiện công tác tuyên truyền việc thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Kế hoạch của Ủy ban nhân dân thành phố. Thời gian hoàn thành: Quý I/2018.

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng phần mềm quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ đảm bảo các yêu cầu trong việc lập hồ sơ điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ. Chuyển giao, tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm tới các cơ quan, tổ chức trên địa bàn thành phố. Thời gian hoàn thành: Trong năm 2018.

c) Sở Tài chính:

- Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ đề xuất, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố cấp kinh phí và hướng dẫn, quản lý việc sử dụng kinh phí đúng mục đích cho công tác lưu trữ trong dự toán kinh phí hàng năm theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ. Thời gian hoàn thành: Quý IV hàng năm.

- Đề xuất, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố bố trí kinh phí hỗ trợ thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng từ năm 2010 đến năm 2015 và kinh phí thực hiện Đề án số hóa tài liệu tại Lưu trữ lịch sử thành phố sau khi được duyệt./.