Công văn 5002/TCT-CS năm 2014 về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 1261/PLX-TCKT ngày 25/9/2014 của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam về việc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Về vấn đề này, sau khi báo cáo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1/ Lập hóa đơn định kỳ:

Căn cứ khoản 1 và khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị đinh số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“b) Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.”

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

…

Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.”

Tại khoản 4, Điều 3, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về loại hình thức hóa đơn như sau:

“4. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.5 và 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).”

Theo trình bày của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam thì mặt hàng xăng dầu là mặt hàng lỏng với tác động lý hóa của xăng dầu là có tính chất bay hơi, khuếch tán và chịu tác động của môi trường nhiệt độ, áp suất. Số lượng thực tế của xăng dầu đo tính được tại các địa điểm khác nhau (tại kho bên giao hàng/ trên phương tiện vận tải/ tại kho bên nhận hàng) hoặc trong điều kiện thời tiết khác nhau (chênh lệch nhiệt độ giữa các vùng/các thời điểm giao nhận) thì số lượng thực tế đo tính được sẽ khác nhau.

Khi bán theo hình thức giao tại kho của khách hàng, xăng dầu được vận chuyển bằng xe bồn/ phương tiện vận tải đường thủy. Lúc này, hàng hóa đi trên đường vẫn thuộc sở hữu của Tập đoàn (bên cung cấp dịch vụ vận tải chỉ là đối tượng được các đơn vị ủy quyền giao hàng cho khách). Như vậy, chỉ khi đến kho của khách hàng, sau khi thực hiện đo tính số lượng thực tế tại địa điểm nhận hàng, kiểm định chất lượng đảm bảo đúng tiêu chuẩn, khách hàng xác nhận đã nhận hàng thì hàng hóa mới được chuyển giao quyền sở hữu cho bên mua.

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận, căn cứ số lượng thực tế giao nhận do khách hàng đã xác nhận trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Tập đoàn sẽ lập hóa đơn GTGT cho khách hàng định kỳ tối thiểu 3 lần/tháng tương ứng với số lượng hàng hóa đã thực nhận.

Để phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và các Công ty trực thuộc (theo danh sách tên, mã số thuế, địa chỉ Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và các Công ty trực thuộc đính kèm), Tổng cục Thuế chấp thuận:

- Khi giao hàng cho khách hàng, Tập đoàn và các Công ty trực thuộc được lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm căn cứ xuất hàng, vận chuyển và giao hàng.

- Định kỳ (3 lần/tháng), Tập đoàn và các Công ty trực thuộc tiến hành đối chiếu lượng hàng với các khách hàng. Căn cứ số lượng thực tế giao nhận mà khách hàng xác nhận trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Tập đoàn và các Công ty trực thuộc lập hóa đơn GTGT bán hàng cho khách hàng. Hóa đơn đã lập (liên lưu tại Tập đoàn và các Công ty trực thuộc ) kèm theo toàn bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để là căn cứ chứng minh cho lượng hàng đã giao cho khách hàng.

- Hàng được giao tháng nào thì lập hóa đơn trong tháng đó, không để sang tháng sau. Doanh thu bán hàng theo đó cũng được phản ánh đúng trong tháng xuất hàng cho khách hàng. Tổng lượng hàng giao cho khách hàng phải luôn đúng bằng tổng lượng hàng được lập hóa đơn trong tháng.

Tập đoàn và các Công ty trực thuộc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, tính trung thực của các hóa đơn được lập nêu trên.

2/ Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Tại Điều 27, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“Điều 27. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

…

Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. Cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xóa bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số...đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.”

Căn cứ quy định nêu trên, Tổng cục Thuế chấp thuận Tập đoàn và các Công ty trực thuộc khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn. Tập đoàn và các Công ty trực thuộc phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xóa bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số... đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.

Tổng cục Thuế trả lời Tập đoàn xăng dầu Việt Nam được biết./.