Chủ nhật, Ngày 27/10/2024
Văn bản pháp luật
Pháp lý nhà đất
Thuế - phí - lệ phí bất động sản
Hợp đồng về bất động sản
Thủ tục hành chính
Tranh chấp đất đai
Xử phạt vi phạm hành chính
Thu hồi đất
Bồi thường - hỗ trợ - tái định cư
Kinh doanh bất động sản
Pháp luật về đất đai
Pháp luật về nhà ở, công trình xây dựng
Quy hoạch
Chính sách mới
Pháp luật và đời sống
Bất động sản 360°
Cẩm nang nhà đất
Kinh nghiệm bán
Kinh nghiệm mua
Thuật ngữ nhà đất
Kiến thức phong thủy
Vật liệu xây dựng
Kinh nghiệm thuê
Không gian sống
Nhà đẹp
Thiết kế kiến trúc
Nội thất
Ngoại thất
Thiết bị gia dụng
Tài chính BĐS
Quản lý dòng tiền
Lãi suất ngân hàng
Nguồn vốn
Thị trường
Phân tích thị trường
Báo cáo thị trường
Phân tích dự báo
So sánh thị trường
Bảng giá đất Pháp luật - Đời sống

Công văn 3608/SNV-CCVTLT năm 2020 về tổ chức sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Số hiệu 3608/SNV-CCVTLT
Ngày ban hành 27/08/2020
Ngày có hiệu lực 27/08/2020
Loại văn bản Công văn
Cơ quan ban hành Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh
Người ký Nguyễn Thị Hồng Thắm
Lĩnh vực Bộ máy hành chính

ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 3608/SNV-CCVTLT
V/v tổ chức sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 27 tháng 8 năm 2020

 

Kính gửi:

- Các Sở, ban, ngành Thành phố;
- Các Tổng Công ty, Công ty thuộc TP;
- Ủy ban nhân dân quận, huyện.

Để công tác quản lý khai thác, sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện đúng quy định và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức thực hiện như sau:

I. NỘI DUNG, THỦ TỤC, TRÌNH TỰ KHAI THÁC, SỬ DỤNG BẢN LƯU VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC

1. Nội dung

Sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác cung cấp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân.

a) Sử dụng bản lưu: là việc tổ chức sử dụng bản lưu tại bộ phận văn thư, gồm bản gốc, bản chính văn bản giấy và bản gốc, bản sao của văn bản điện tử.

Việc tổ chức sử dụng bản lưu văn bản đi thực hiện theo Mục IV Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

b) Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: là việc tổ chức khai thác, phục vụ nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan quy định tại Điều 31 và Điều 32 Luật Lưu trữ và vận dụng áp dụng Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

2. Thủ tục, trình tự đăng ký sử dụng bản lưu, tài liệu lưu trữ

a) Cá nhân trong cơ quan, tổ chức có nhu cầu sử dụng bản lưu, tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức làm Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu, tài liệu lưu trữ (Mẫu số 1);

Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có nhu cầu sử dụng bản lưu, tài liệu lưu trữ phải có văn bản hoặc Giấy giới thiệu và làm Phiếu đăng ký sử dụng bản lưu, tài liệu lưu trữ (Mẫu số 1).

b) Người làm công tác văn thư, lưu trữ nghiên cứu mục đích yêu cầu sử dụng và rà soát có bản lưu hoặc tài liệu lưu trữ, tham mưu trình lãnh đạo Văn phòng, Phòng Hành chính hoặc Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phê duyệt. Sau khi có ý kiến phê duyệt, người làm công tác văn thư, lưu trữ tổ chức phục vụ việc sử dụng bản lưu hoặc tài liệu lưu trữ theo yêu cầu.

c) Người làm công tác văn thư, lưu trữ lập hồ sơ việc sử dụng bản lưu (Mẫu số 2), việc sử dụng tài liệu lưu trữ và ghi chép vào sổ (Mẫu số 3).

d) Hiện nay, chưa có quy định về thu phí, lệ phí khai thác, sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức.

3. Thẩm quyền quản lý, cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ và cấp bản sao tại Lưu trữ cơ quan

a) Về thẩm quyền quản lý và cho phép sử dụng tài liệu, Điều 31 Luật Lưu trữ quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”.

b) Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản”.

c) Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao văn bản theo quy định tại Mục II Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

4. Trách nhiệm trong việc sử dụng bản lưu và tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

a) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

- Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc ban hành quy định riêng về quy trình, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với đặc điểm, tình hình tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.

- Chỉ đạo thực hiện rà soát, thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản; chỉnh lý, thu thập hồ sơ, tài liệu, lập hồ sơ và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.

- Xây dựng công cụ tra cứu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng; bảo đảm trang thiết bị, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt cho việc sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan.

b) Trách nhiệm của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ

- Thực hiện đúng các quy trình nghiệp vụ về lưu trữ; các thủ tục cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

- Tham mưu xây dựng nội quy, quy chế quản lý khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan.

- Lập sổ và quản lý hệ thống số, biểu mẫu đăng ký; kiểm tra, thống kê tài liệu trong Kho Lưu trữ theo quy định.

[...]

Địa chỉ:
15 Đường 32, Khu nhà ở Đông Nam, Khu phố 5, Phường Hiệp Bình Phước, Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
E-mail:
info@thuviennhadat.vn
Mã số thuế:
0318679464
Trang chủ
Giới thiệu
Liên hệ
Tra cứu văn bản pháp luật
Bất động sản 360°
Pháp lý nhà đất