Công văn 297/TANDTC-HTQT năm 2017 về lưu ý khi yêu cầu ủy thác tư pháp về dân sự đối với Hồng Kông, Trung Quốc do Tòa án nhân dân tối cao ban hành

Trong nhiều năm trở lại đây, Tòa án nhân dân tối cao nhận thấy khi yêu cầu ủy thác tư pháp về dân sự ra nước ngoài để giải quyết vụ việc dân sự có đương sự ở nước ngoài, các Tòa án cơ bản đã áp dụng đúng các quy định của Luật tương trợ tư pháp, văn bản hướng dẫn thi hành Luật này, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và Bộ luật tố tụng dân sự. Tuy nhiên, thời gian gần đây, do chưa có đầy đủ thông tin nên một số Tòa án đã gặp sai sót khi lập hồ sơ yêu cầu ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, phổ biến là hồ sơ yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện. Các sai sót của Tòa án bao gồm: văn bản dịch của hồ sơ không đúng ngôn ngữ hoặc sai họ tên của đương sự; tên của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc trong văn bản ủy thác tư pháp, văn bản tố tụng bị ghi thiếu; yêu cầu đương sự nộp tiền tạm ứng không đúng quy định...

Bên cạnh đó, một số Tòa án khác khi tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc theo đường bưu chính cũng gặp các sai sót tương tự khi lập hồ sơ hoặc dịch văn bản.

Để bảo đảm yêu cầu ủy thác tư pháp về dân sự của Tòa án được cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, pháp luật của Hồng Kông, Trung Quốc và Tòa án nhận được kết quả khi tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu này theo đường bưu chính, Tòa án nhân dân tối cao lưu ý các Tòa án một số nội dung sau đây:

I. Đối với yêu cầu ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc

1. Đối với yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng

Khi lập hồ sơ yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự (Thông tư liên tịch số 12/2016) cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì Tòa án cần chú ý:

1.1. Theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, thì Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp (lập theo Mẫu số 02 B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016) chỉ được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Hiện nay, để thuận tiện cho việc xem xét hồ sơ, Bộ Tư pháp và Tòa án nhân dân tối cao đã thống nhất về việc Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp nêu trên chỉ dịch ra tiếng Anh. Do đó, khi gửi cho cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì văn bản này chỉ dịch ra tiếng Anh mà không dịch ra tiếng Trung Quốc.

1.2. Theo quy định của pháp luật Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì văn bản cần được tống đạt cho đương sự phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc.

Do đó, văn bản tố tụng của Tòa án và văn bản khác gửi kèm (nếu có) phải được dịch ra một trong hai thứ tiếng nêu trên, thì mới được cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc chấp nhận.

1.3. Một số nội dung cần lưu ý khi dịch Văn bản ủy thác tư pháp ra tiếng Anh:

a) Những tiêu đề tiếng Anh trong Mẫu số 02 B phải được giữ nguyên trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp;

b) Tại Mục số 02 “Địa chỉ của người có thẩm quyền nhận” trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp, thì ghi như sau:

“Chief Secretary for Administration Hong Kong Special Administrative Region Government, Room 321, 3/F, East Wing Central Government Offices, 2 Tim Mei Avenue Admiralty Hong Kong, China”;

c) Tại Mục số 03 “Thông tin địa chỉ của người được tống đạt” trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp lập theo Mẫu số 02 B, thì thông tin về địa chỉ của đương sự phải có tên của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc là: “Hong Kong SAR, China”. Trường hợp đương sự mang hộ chiếu của Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc thì ghi là: “Hong Kong SAR (HKSAR)”;

d) Việc dịch họ tên của đương sự cư trú ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc từ tiếng Trung Quốc ra tiếng Anh và ngược lại có thể không chính xác. Do đó, Tòa án cần yêu cầu tổ chức dịch thuật ghi họ tên của đương sự theo đúng tài liệu xác thực nhân thân của đương sự, bao gồm: hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú hoặc giấy phép lái xe, giấy tờ phục vụ việc đăng ký kết hôn...hoặc các giấy tờ, tài liệu khác như: hợp đồng, văn bản ủy quyền, thư từ...mà đương sự cung cấp cho Tòa án dưới hình thức bản chính (nếu có) hoặc bản sao, bản chụp các tài liệu nêu trên.

đ) Tại Mục số 09 và 10 trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp lập theo Mẫu số 02 B, thì giữ nguyên cụm từ “Done at” và “Signature and/or stamp” và để trống; phần này sẽ do Bộ Tư pháp điền, đóng dấu;

1.4. Một số nội dung cần lưu ý khi lập và dịch văn bản tố tụng:

a) Tại phần địa chỉ của đương sự ở trong Văn bản tố tụng, thì phải ghi tên đầy đủ bằng tiếng Việt của Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc là: “Khu hành chính đặc biệt Hồng Kông, Cộng hòa nhân dân Trung Hoa” hoặc có thể viết tắt là: “Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc”;

b) Họ tên đương sự cần được tống đạt trong bản dịch văn bản tố tụng phải giống với họ tên của đương sự này ghi trong bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp.

2. Đối với yêu cầu thu thập chứng cứ

2.1. Trường hợp Tòa án cần thu thập chứng cứ (lấy lời khai, yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ...), thì Tòa án lập hồ sơ ủy thác tư pháp để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện theo phương thức ngoại giao quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016. Đồng thời, Tòa án thông báo yêu cầu đương sự đóng tạm ứng 03 triệu đồng chi phí ủy thác tư pháp.

2.2. Văn bản ủy thác tư pháp để thu thập chứng cứ được lập theo Mẫu số 02 A ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016.

2.3. Văn bản ủy thác tư pháp phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc. Khi dịch văn bản này ra tiếng Anh, thì Tòa án cần chú ý:

a) Tại Mục 01 (Tên cơ quan được ủy thác tư pháp) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì ghi: “Cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc - Authority of Hong Kong SAR, China”;

b) Tại Mục 04 (Người có liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì phải dịch họ tên của đương sự, tên Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc là “Hong Kong SAR, China” hoặc “Hong Kong SAR (HKSAR)” như đã hướng dẫn tại các điểm c và d tiểu mục 1.3 Mục 1 Phần I của Công văn này.

c) Tại Mục 06 (Tóm tắt nội dung vụ việc) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì chỉ cần ghi ngắn gọn về nội dung vụ việc.

3. Về việc nộp tiền tạm ứng chi phí ủy thác tư pháp

Trong nhiều năm trở lại đây, Tòa án nhân dân tối cao nhận thấy khi yêu cầu ủy thác tư pháp về dân sự ra nước ngoài để giải quyết vụ việc dân sự có đương sự ở nước ngoài, các Tòa án cơ bản đã áp dụng đúng các quy định của Luật tương trợ tư pháp, văn bản hướng dẫn thi hành Luật này, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và Bộ luật tố tụng dân sự. Tuy nhiên, thời gian gần đây, do chưa có đầy đủ thông tin nên một số Tòa án đã gặp sai sót khi lập hồ sơ yêu cầu ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, phổ biến là hồ sơ yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện. Các sai sót của Tòa án bao gồm: văn bản dịch của hồ sơ không đúng ngôn ngữ hoặc sai họ tên của đương sự; tên của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc trong văn bản ủy thác tư pháp, văn bản tố tụng bị ghi thiếu; yêu cầu đương sự nộp tiền tạm ứng không đúng quy định...

Bên cạnh đó, một số Tòa án khác khi tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc theo đường bưu chính cũng gặp các sai sót tương tự khi lập hồ sơ hoặc dịch văn bản.

Để bảo đảm yêu cầu ủy thác tư pháp về dân sự của Tòa án được cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, pháp luật của Hồng Kông, Trung Quốc và Tòa án nhận được kết quả khi tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu này theo đường bưu chính, Tòa án nhân dân tối cao lưu ý các Tòa án một số nội dung sau đây:

I. Đối với yêu cầu ủy thác tư pháp cho cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc

1. Đối với yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng

Khi lập hồ sơ yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 của Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự (Thông tư liên tịch số 12/2016) cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì Tòa án cần chú ý:

1.1. Theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, thì Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp (lập theo Mẫu số 02 B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016) chỉ được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Pháp. Hiện nay, để thuận tiện cho việc xem xét hồ sơ, Bộ Tư pháp và Tòa án nhân dân tối cao đã thống nhất về việc Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp nêu trên chỉ dịch ra tiếng Anh. Do đó, khi gửi cho cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì văn bản này chỉ dịch ra tiếng Anh mà không dịch ra tiếng Trung Quốc.

1.2. Theo quy định của pháp luật Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì văn bản cần được tống đạt cho đương sự phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc.

Do đó, văn bản tố tụng của Tòa án và văn bản khác gửi kèm (nếu có) phải được dịch ra một trong hai thứ tiếng nêu trên, thì mới được cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc chấp nhận.

1.3. Một số nội dung cần lưu ý khi dịch Văn bản ủy thác tư pháp ra tiếng Anh:

a) Những tiêu đề tiếng Anh trong Mẫu số 02 B phải được giữ nguyên trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp;

b) Tại Mục số 02 “Địa chỉ của người có thẩm quyền nhận” trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp, thì ghi như sau:

“Chief Secretary for Administration Hong Kong Special Administrative Region Government, Room 321, 3/F, East Wing Central Government Offices, 2 Tim Mei Avenue Admiralty Hong Kong, China”;

c) Tại Mục số 03 “Thông tin địa chỉ của người được tống đạt” trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp lập theo Mẫu số 02 B, thì thông tin về địa chỉ của đương sự phải có tên của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc là: “Hong Kong SAR, China”. Trường hợp đương sự mang hộ chiếu của Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc thì ghi là: “Hong Kong SAR (HKSAR)”;

d) Việc dịch họ tên của đương sự cư trú ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc từ tiếng Trung Quốc ra tiếng Anh và ngược lại có thể không chính xác. Do đó, Tòa án cần yêu cầu tổ chức dịch thuật ghi họ tên của đương sự theo đúng tài liệu xác thực nhân thân của đương sự, bao gồm: hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú hoặc giấy phép lái xe, giấy tờ phục vụ việc đăng ký kết hôn...hoặc các giấy tờ, tài liệu khác như: hợp đồng, văn bản ủy quyền, thư từ...mà đương sự cung cấp cho Tòa án dưới hình thức bản chính (nếu có) hoặc bản sao, bản chụp các tài liệu nêu trên.

đ) Tại Mục số 09 và 10 trong bản dịch Văn bản yêu cầu ủy thác tư pháp lập theo Mẫu số 02 B, thì giữ nguyên cụm từ “Done at” và “Signature and/or stamp” và để trống; phần này sẽ do Bộ Tư pháp điền, đóng dấu;

1.4. Một số nội dung cần lưu ý khi lập và dịch văn bản tố tụng:

a) Tại phần địa chỉ của đương sự ở trong Văn bản tố tụng, thì phải ghi tên đầy đủ bằng tiếng Việt của Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc là: “Khu hành chính đặc biệt Hồng Kông, Cộng hòa nhân dân Trung Hoa” hoặc có thể viết tắt là: “Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc”;

b) Họ tên đương sự cần được tống đạt trong bản dịch văn bản tố tụng phải giống với họ tên của đương sự này ghi trong bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp.

2. Đối với yêu cầu thu thập chứng cứ

2.1. Trường hợp Tòa án cần thu thập chứng cứ (lấy lời khai, yêu cầu cung cấp tài liệu, chứng cứ...), thì Tòa án lập hồ sơ ủy thác tư pháp để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện theo phương thức ngoại giao quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016. Đồng thời, Tòa án thông báo yêu cầu đương sự đóng tạm ứng 03 triệu đồng chi phí ủy thác tư pháp.

2.2. Văn bản ủy thác tư pháp để thu thập chứng cứ được lập theo Mẫu số 02 A ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2016.

2.3. Văn bản ủy thác tư pháp phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc. Khi dịch văn bản này ra tiếng Anh, thì Tòa án cần chú ý:

a) Tại Mục 01 (Tên cơ quan được ủy thác tư pháp) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì ghi: “Cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc - Authority of Hong Kong SAR, China”;

b) Tại Mục 04 (Người có liên quan trực tiếp đến ủy thác tư pháp) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì phải dịch họ tên của đương sự, tên Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc là “Hong Kong SAR, China” hoặc “Hong Kong SAR (HKSAR)” như đã hướng dẫn tại các điểm c và d tiểu mục 1.3 Mục 1 Phần I của Công văn này.

c) Tại Mục 06 (Tóm tắt nội dung vụ việc) của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp, thì chỉ cần ghi ngắn gọn về nội dung vụ việc.

3. Về việc nộp tiền tạm ứng chi phí ủy thác tư pháp

3.1. Hiện nay, theo thông tin chính thức đăng tải trên trang điện tử của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, thì cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc không thu chi phí khi thực hiện tống đạt theo quy định của Công ước tống đạt giấy tờ, trừ trường hợp chấp nhận thực hiện yêu cầu đặc biệt, như thông báo văn bản tố tụng trên báo chí, thì nước yêu cầu tống đạt phải trả chi phí.[1]

Do đó, khi phát sinh yêu cầu tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ ở Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì Tòa án không yêu cầu đương sự nộp 03 triệu tiền tạm ứng chi phí ủy thác tư pháp theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016.

3.2. Tòa án chỉ nên đánh dấu vào ô số (4) có tiêu đề: “phù hợp với các quy định tại điểm a đoạn 1 Điều 5 Công ước này” của bản dịch Văn bản ủy thác tư pháp lập theo Mẫu số 02 B để được cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc thực hiện miễn phí việc tống đạt.

II. Tống đạt văn bản tố tụng cho đương sự có địa chỉ tại Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc theo đường bưu chính

1. Hiện nay, theo thông tin chính thức đăng tải trên trang điện tử của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, thì cơ quan có thẩm quyền của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc không phản đối nước khác tống đạt văn bản tố tụng theo đường bưu chính cho đương sự có địa chỉ tại Đặc khu này. Do đó, Tòa án được áp dụng phương thức tống đạt theo đường bưu chính quy định tại điểm c khoản 1 Điều 474 của Bộ luật tố tụng dân sự đối với đương sự là công dân Việt Nam, người nước ngoài, cơ quan, tổ chức, cá nhân mang hộ chiếu Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc có địa chỉ tại Đặc khu này.[2]

2. Khi Tòa án thực hiện việc tống đạt theo đường bưu chính cho đương sự là cơ quan, tổ chức, cá nhân mang hộ chiếu Đặc Khu Hồng Kông, Trung Quốc có địa chỉ tại Đặc khu này, thì văn bản tố tụng cần được tống đạt cho đương sự phải được dịch ra tiếng Anh hoặc tiếng Trung Quốc. Khi dịch văn bản tố tụng, Tòa án cần chú ý thực hiện các nội dung về tên của Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, họ tên của đương sự đã nêu tại Mục 1 Phần I của Công văn này.

3. Khi gửi văn bản tố tụng bằng đường bưu chính cho đương sự có địa chỉ tại Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc, thì Tòa án cần phải sử dụng dịch vụ bưu chính bảo đảm bảo phát (là dịch vụ mà người gửi yêu cầu được cung cấp bằng chứng phát bưu gửi có chữ ký người nhận) hoặc dịch vụ bưu chính tương tự.

4. Khi nhận được bằng chứng phát bưu gửi có chữ ký người nhận, thì Tòa án không phải đòi hỏi chữ ký đó là chữ ký trực tiếp (chữ ký “tươi”) của người nhận vì hầu hết các tổ chức bưu chính ở nước ngoài thực hiện việc ký nhận bưu gửi trên thiết bị điện tử. Tòa án không cần yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự bằng chứng phát bưu gửi có chữ ký người nhận vì văn bản này không thuộc trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Trên đây, là một số nội dung mà các Tòa án cần lưu ý khi thực hiện yêu cầu ủy thác tư pháp theo quy định tại Thông tư liên tịch số 12/2016 và tống đạt văn bản tố tụng theo đường bưu chính quy định tại điểm c khoản 1 Điều 474 của Bộ luật tố tụng dân sự cho đương sự có địa chỉ tại Đặc khu Hồng Kông, Trung Quốc.

Tòa án nhân dân tối cao yêu cầu các đồng chí Chánh án Tòa án cấp tỉnh và Chánh án Tòa án cấp cao, ngay sau khi nhận được Công văn này cần tổ chức quán triệt đến các Thẩm phán, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án để bảo đảm áp dụng thống nhất quy định của Luật tương trợ tư pháp, điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, Thông tư liên tịch số 12/2016 và Bộ luật tố tụng dân sự.

Trường hợp cần thêm thông tin chi tiết, Tòa án nhân dân các cấp có thể liên hệ với Phòng nghiên cứu pháp luật quốc tế, Vụ Hợp tác quốc tế, Tòa án nhân dân tối cao, 262 Đội Cấn, Hà Nội thông qua hộp thư điện tử: hunglm@toaan.gov.vn hoặc điện thoại: 024.37623036; 0976437814 (đồng chí Lê Mạnh Hùng).