Công văn 2500/BHXH-TCKT năm 2019 về kế hoạch triển khai mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội hàng tháng do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng nhằm cắt giảm những thủ tục hành chính không cần thiết cho người hưởng; BHXH Việt Nam đã phối hợp với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam thực hiện triển khai thí điểm Phương án ứng dụng CNTT trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt (gọi tắt là Phương án) tại thành phố Hà Nội và tỉnh Hải Dương; trên cơ sở kết quả đạt được, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là BHXH tỉnh) triển khai kế hoạch mở rộng sử dụng thẻ chi trả trong chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH cho người hưởng như sau:

I. Yêu cầu

1. Thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng CNTT, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua cơ quan Bưu điện. Tôn trọng nguyện vọng của người hưởng trong việc lựa chọn hình thức nhận tiền.

2. Việc chi trả phải đảm bảo kịp thời, đúng người hưởng, đúng số tiền theo Danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang.

3. Cơ quan Bưu điện chịu trách nhiệm bảo mật thông tin người hưởng, không được tự ý thay đổi thông tin người hưởng do cơ quan BHXH chuyển sang. Tuyệt đối không sử dụng thông tin người hưởng vào mục đích khác.

4. Việc thanh quyết toán đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán BHXH, Quyết định 166/QĐ- BHXH ngày 31/01/2019 và các quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.

II. Nội dung Thẻ chi trả

Thẻ lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (gọi tắt là Thẻ chi trả):

a) Thẻ chi trả thay thế Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Trường hợp hình ảnh người hưởng đã được lưu giữ trên Thẻ chi trả thì Thẻ chi trả thay thế Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH và Chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh.

b) Toàn bộ thông tin và hình ảnh người hưởng được lưu giữ trên Thẻ chi trả và quản lý trên hệ thống CNTT, dữ liệu tập trung toàn quốc của ngành Bưu điện theo chế độ “Mật”.

c) Thẻ chi trả không phải là thẻ ATM.

III. Kế hoạch thực hiện

1. Tháng 8/2019, triển khai thực hiện tại 10 tỉnh, bao gồm: Đà Nẵng, Tuyên Quang, Đồng Tháp, Huế, Phú Thọ, Phú Yên, Quảng Nam, Quảng Ninh, Cần Thơ, Vĩnh Phúc.

2. Tháng 9/2019, triển khai thực hiện tại 15 tỉnh, bao gồm: An Giang, Bà Rịa Vũng Tàu, Bắc Kạn, Bắc Ninh, Bình Định, Bình Dương, Thanh Hóa, Đắc Lắc, Đắc Nông, Bình Phước, Hòa Bình, Kiên Giang, Lâm Đồng, Kon Tum, Ninh Bình.

3. Tháng 10/2019, triển khai thực hiện tại 15 tỉnh, bao gồm: Bắc Giang, Hưng Yên, Thái Nguyên, Lạng Sơn, Lào Cai, Hải Phòng, Bình Thuận, Nam Định, Cao Bằng, Điện Biên, Gia Lai, Hà Giang, Thái Bình, Hà Nam, Lai Châu.

4. Tháng 11/2019, triển khai thực hiện tại 21 tỉnh, bao gồm: Long An, Cà Mau, Bạc Liêu, Bến Tre, Hà Tĩnh, Nghệ An, Hậu Giang, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Quảng Bình, Quảng Ngãi, Quảng Trị, Sóc Trăng, Sơn La, Tây Ninh, Tiền Giang, Thành phố Hồ Chí Minh, Trà Vinh, Đồng Nai, Vĩnh Long, Yên Bái.

IV. Tổ chức thực hiện kế hoạch

1. Chia sẻ dữ liệu thông tin người hưởng để cập nhật quản lý, cấp thẻ chi trả.

a) Trung tâm Công nghệ thông tin

Thực hiện kết nối hệ thống, cung cấp dữ liệu người hưởng của BHXH các tỉnh cho Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam để làm căn cứ phát hành thẻ chi trả cho người hưởng theo kế hoạch tại Mục III văn bản này.

b) Trách nhiệm của BHXH tỉnh

Cập nhật dữ liệu của người hưởng lương hưu, các chế độ BHXH hàng tháng mới phát sinh từ hồ sơ của người hưởng vào phần mềm để quản lý trên địa bàn tỉnh; tiếp nhận các thông tin thay đổi của người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ cơ quan bưu điện để cập nhật vào phần mềm quản lý.

c) Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện

- Cập nhật thông tin người hưởng do cơ quan BHXH chia sẻ, hình ảnh của người hưởng vào hệ thống CNTT của bưu điện; thông tin của mỗi người hưởng tương ứng với 01 mã thông tin người hưởng trên hệ thống CNTT của cơ quan bưu điện.

- Cập nhật thông tin số tiền người hưởng được lĩnh vào mã thông tin của người hưởng ngay sau khi nhận được Danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang.

- Trường hợp thông tin người hưởng do cơ quan BHXH gửi sang chưa đầy đủ: Cơ quan Bưu điện thông báo và hướng dẫn người hưởng kê khai, bổ sung thông tin theo quy định, liên hệ với người hưởng và hướng dẫn người hưởng lập Thông báo mẫu số 2-CBH theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH và Tiết 1.1 Khoản 1 Mục V Công văn số 1314/BHXH-TCKT ngày 23/4/2019 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn chi trả, thanh quyết toán các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng qua cơ quan bưu điện; Thông báo tới người hưởng việc bổ sung hình ảnh người hưởng, trường hợp người hưởng đồng ý thì cơ quan bưu điện thực hiện chụp ảnh người hưởng để lưu vào hệ thống CNTT, chuyển dữ liệu thông tin người hưởng đã được bổ sung cho cơ quan BHXH để cập nhật vào phần mềm quản lý. Cơ quan Bưu điện chỉ được yêu cầu người hưởng cung cấp các thông tin đã được quy định tại phần B Công văn số 1314/BHXH-TCKT.

- Đối với trường hợp người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay: Cập nhật thông tin, thời hạn, nội dung ủy quyền tại mẫu số 13-HSB hoặc Hợp đồng ủy quyền vào hệ thống CNTT sau đó nộp mẫu số 13-HSB hoặc Hợp đồng ủy quyền cho BHXH huyện. Thông báo tới người ủy quyền việc bổ sung hình ảnh người ủy quyền, trường hợp người ủy quyền đồng ý thì cơ quan bưu điện thực hiện chụp ảnh người lĩnh thay.

Thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH) hàng tháng nhằm cắt giảm những thủ tục hành chính không cần thiết cho người hưởng; BHXH Việt Nam đã phối hợp với Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam thực hiện triển khai thí điểm Phương án ứng dụng CNTT trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt (gọi tắt là Phương án) tại thành phố Hà Nội và tỉnh Hải Dương; trên cơ sở kết quả đạt được, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi tắt là BHXH tỉnh) triển khai kế hoạch mở rộng sử dụng thẻ chi trả trong chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH cho người hưởng như sau:

I. Yêu cầu

1. Thực hiện cải cách hành chính, ứng dụng CNTT, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua cơ quan Bưu điện. Tôn trọng nguyện vọng của người hưởng trong việc lựa chọn hình thức nhận tiền.

2. Việc chi trả phải đảm bảo kịp thời, đúng người hưởng, đúng số tiền theo Danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang.

3. Cơ quan Bưu điện chịu trách nhiệm bảo mật thông tin người hưởng, không được tự ý thay đổi thông tin người hưởng do cơ quan BHXH chuyển sang. Tuyệt đối không sử dụng thông tin người hưởng vào mục đích khác.

4. Việc thanh quyết toán đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo quy định của Luật kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán BHXH, Quyết định 166/QĐ- BHXH ngày 31/01/2019 và các quy định hiện hành của BHXH Việt Nam.

II. Nội dung Thẻ chi trả

Thẻ lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (gọi tắt là Thẻ chi trả):

a) Thẻ chi trả thay thế Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng. Trường hợp hình ảnh người hưởng đã được lưu giữ trên Thẻ chi trả thì Thẻ chi trả thay thế Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH và Chứng minh thư nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh.

b) Toàn bộ thông tin và hình ảnh người hưởng được lưu giữ trên Thẻ chi trả và quản lý trên hệ thống CNTT, dữ liệu tập trung toàn quốc của ngành Bưu điện theo chế độ “Mật”.

c) Thẻ chi trả không phải là thẻ ATM.

III. Kế hoạch thực hiện

1. Tháng 8/2019, triển khai thực hiện tại 10 tỉnh, bao gồm: Đà Nẵng, Tuyên Quang, Đồng Tháp, Huế, Phú Thọ, Phú Yên, Quảng Nam, Quảng Ninh, Cần Thơ, Vĩnh Phúc.

2. Tháng 9/2019, triển khai thực hiện tại 15 tỉnh, bao gồm: An Giang, Bà Rịa Vũng Tàu, Bắc Kạn, Bắc Ninh, Bình Định, Bình Dương, Thanh Hóa, Đắc Lắc, Đắc Nông, Bình Phước, Hòa Bình, Kiên Giang, Lâm Đồng, Kon Tum, Ninh Bình.

3. Tháng 10/2019, triển khai thực hiện tại 15 tỉnh, bao gồm: Bắc Giang, Hưng Yên, Thái Nguyên, Lạng Sơn, Lào Cai, Hải Phòng, Bình Thuận, Nam Định, Cao Bằng, Điện Biên, Gia Lai, Hà Giang, Thái Bình, Hà Nam, Lai Châu.

4. Tháng 11/2019, triển khai thực hiện tại 21 tỉnh, bao gồm: Long An, Cà Mau, Bạc Liêu, Bến Tre, Hà Tĩnh, Nghệ An, Hậu Giang, Khánh Hòa, Ninh Thuận, Quảng Bình, Quảng Ngãi, Quảng Trị, Sóc Trăng, Sơn La, Tây Ninh, Tiền Giang, Thành phố Hồ Chí Minh, Trà Vinh, Đồng Nai, Vĩnh Long, Yên Bái.

IV. Tổ chức thực hiện kế hoạch

1. Chia sẻ dữ liệu thông tin người hưởng để cập nhật quản lý, cấp thẻ chi trả.

a) Trung tâm Công nghệ thông tin

Thực hiện kết nối hệ thống, cung cấp dữ liệu người hưởng của BHXH các tỉnh cho Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam để làm căn cứ phát hành thẻ chi trả cho người hưởng theo kế hoạch tại Mục III văn bản này.

b) Trách nhiệm của BHXH tỉnh

Cập nhật dữ liệu của người hưởng lương hưu, các chế độ BHXH hàng tháng mới phát sinh từ hồ sơ của người hưởng vào phần mềm để quản lý trên địa bàn tỉnh; tiếp nhận các thông tin thay đổi của người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ cơ quan bưu điện để cập nhật vào phần mềm quản lý.

c) Trách nhiệm của cơ quan Bưu điện

- Cập nhật thông tin người hưởng do cơ quan BHXH chia sẻ, hình ảnh của người hưởng vào hệ thống CNTT của bưu điện; thông tin của mỗi người hưởng tương ứng với 01 mã thông tin người hưởng trên hệ thống CNTT của cơ quan bưu điện.

- Cập nhật thông tin số tiền người hưởng được lĩnh vào mã thông tin của người hưởng ngay sau khi nhận được Danh sách chi trả do cơ quan BHXH chuyển sang.

- Trường hợp thông tin người hưởng do cơ quan BHXH gửi sang chưa đầy đủ: Cơ quan Bưu điện thông báo và hướng dẫn người hưởng kê khai, bổ sung thông tin theo quy định, liên hệ với người hưởng và hướng dẫn người hưởng lập Thông báo mẫu số 2-CBH theo Quyết định số 166/QĐ-BHXH và Tiết 1.1 Khoản 1 Mục V Công văn số 1314/BHXH-TCKT ngày 23/4/2019 của BHXH Việt Nam về việc hướng dẫn chi trả, thanh quyết toán các chế độ BHXH, TCTN và quản lý người hưởng qua cơ quan bưu điện; Thông báo tới người hưởng việc bổ sung hình ảnh người hưởng, trường hợp người hưởng đồng ý thì cơ quan bưu điện thực hiện chụp ảnh người hưởng để lưu vào hệ thống CNTT, chuyển dữ liệu thông tin người hưởng đã được bổ sung cho cơ quan BHXH để cập nhật vào phần mềm quản lý. Cơ quan Bưu điện chỉ được yêu cầu người hưởng cung cấp các thông tin đã được quy định tại phần B Công văn số 1314/BHXH-TCKT.

- Đối với trường hợp người hưởng ủy quyền cho người khác lĩnh thay: Cập nhật thông tin, thời hạn, nội dung ủy quyền tại mẫu số 13-HSB hoặc Hợp đồng ủy quyền vào hệ thống CNTT sau đó nộp mẫu số 13-HSB hoặc Hợp đồng ủy quyền cho BHXH huyện. Thông báo tới người ủy quyền việc bổ sung hình ảnh người ủy quyền, trường hợp người ủy quyền đồng ý thì cơ quan bưu điện thực hiện chụp ảnh người lĩnh thay.

2. Cấp thẻ chi trả cho người hưởng

Cơ quan Bưu điện phát hành Thẻ chi trả miễn phí cho người hưởng thay thế Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH.

3. Sử dụng thẻ chi trả

a) Trách nhiệm của người hưởng

- Thông báo kịp thời cho cơ quan Bưu điện hoặc cơ quan BHXH khi có thay đổi thông tin cá nhân, nơi nhận lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng trong địa bàn tỉnh.

- Khi đến nhận tiền, xuất trình Thẻ chi trả (Trường hợp hình ảnh người hưởng đã được lưu giữ trên Thẻ chi trả thì không phải xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh và Phiếu lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH; Ký nhận vào Danh sách chi trả (hoặc mẫu số C95-HD) theo hướng dẫn của cán bộ chi trả.

b) Trách nhiệm của người được ủy quyền

Phải trực tiếp đến nhận tiền chế độ BHXH hàng tháng tại các điểm chi trả hoặc các điểm giao dịch của bưu điện theo quy định; khi đến nhận tiền xuất trình Thẻ chi trả.

4. Quản lý, kiểm soát Thẻ chi trả

- Khi chi trả, cán bộ chi trả nhận Thẻ chi trả của người hưởng, thực hiện đối chiếu, kiểm tra thông tin, hình ảnh của người hưởng hoặc người được ủy quyền và thực hiện chi trả theo quy định tại Khoản 5 Điều 7 Quyết định 166/QĐ- BHXH.

- Trường hợp người hưởng mất thẻ: Thông báo cho cơ quan Bưu điện nơi người hưởng nhận chế độ BHXH hàng tháng, đồng thời xuất trình chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tùy thân có ảnh; cán bộ Bưu điện kiểm tra thông tin, chính xác thì cấp lại thẻ cho người hưởng và không thu phí.

V. Trách nhiệm phối hợp tổ chức thực hiện

1. Trách nhiệm của BHXH tỉnh

a) Phối hợp với Bưu điện tỉnh tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch ứng dụng CNTT trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng bằng tiền mặt theo hướng dẫn tại văn bản này.

b) Hướng dẫn, chỉ đạo BHXH huyện phối hợp với Bưu điện huyện tổ chức thực hiện Phương án của cơ quan bưu điện.

c) Kiểm tra, giám sát việc thực hiện chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH của cơ quan bưu điện.

d) Phản ánh kịp thời những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của người hưởng về BHXH Việt Nam.

2. Trách nhiệm của Trung tâm Công nghệ thông tin

Trung tâm Công nghệ thông tin thực hiện theo các nội dung hướng dẫn tại văn bản này.

3. Trách nhiệm của Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam

a) Chỉ đạo Bưu điện các cấp thực hiện theo đúng hướng dẫn tại văn bản này, không được tăng thêm các thủ tục hành chính đối với người hưởng.

b) Phối hợp với Trung tâm công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam xây dựng phần mềm đảm bảo việc thực hiện kế hoạch triển khai mở rộng phương án ứng dụng CNTT trong công tác chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng.

4. Trách nhiệm của Bưu điện tỉnh

a) Chỉ đạo và hướng dẫn Bưu điện huyện

- Tuyên truyền đến người hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng về việc sử dụng Thẻ chi trả.

- Đào tạo nhân lực, tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên chi trả, đảm bảo cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng CNTT và các điều kiện để thực hiện Phương án.

- Thông báo đến người hưởng về thời gian và địa điểm theo hướng dẫn tại văn bản này.

- Phản ánh kịp thời những khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của người hưởng với cơ quan BHXH.

b) Phối hợp với BHXH tỉnh để triển khai thực hiện.

5. Đánh giá kết quả thực hiện

BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh xây dựng kế hoạch triển khai trên địa bàn tỉnh, thành phố, báo cáo BHXH Việt Nam. Quận, huyện, thị xã nào đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT, đảm bảo triển khai đồng loạt tại các xã, phường, thị trấn thì ưu tiên thực hiện trước.

Sau 03 tháng triển khai, BHXH tỉnh phối hợp với Bưu điện tỉnh tổng kết, đánh giá việc tổ chức thực hiện Phương án, báo cáo về BHXH Việt Nam và Tổng Công ty Bưu điện Việt Nam.

Yêu cầu BHXH các tỉnh tổ chức triển khai thực hiện nội dung hướng dẫn tại văn bản này; trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, kịp thời phản ánh về BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính - Kế toán) để được hướng dẫn, giải quyết./.