Công văn 1527/BHXH-ST năm 2017 về rà soát, trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 về việc hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động và Kế hoạch số 112/KH-BHXH ngày 10/01/2017 của BHXH Việt Nam, thời gian vừa qua, BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH tỉnh) đã khẩn trương tổ chức thực hiện việc rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động trên địa bàn theo đúng quy định. Tuy nhiên, qua kết quả giám sát tại 30 BHXH tỉnh vẫn còn tồn tại như: một số tỉnh triển khai chậm, chưa in được Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chưa thực hiện đối chiếu thông tin trên Mẫu số 03 khi in ra với cơ sở dữ liệu trong chương trình quản lý; chưa nhập quá trình đóng BHXH trước tháng 01/2009 của người lao động vào cơ sở dữ liệu đã in Mẫu số 03 chuyển người lao động rà soát. BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện một số nội dung sau:

1. Trước khi in Mẫu số 03, nhập đầy đủ thời gian công tác đã ghi trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu; thực hiện đối chiếu dữ liệu trên phần mềm quản lý thu và cấp sổ, thẻ với thông tin in trên Mẫu số 03 phải khớp đúng trước khi chuyển cho đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) và người lao động.

2. Đối với người lao động làm việc ở những nơi có phụ cấp khu vực thì hướng dẫn người lao động ghi bổ sung địa chỉ nơi làm việc, cụ thể: ghi xã (phường, thị trấn), huyện (quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh), tỉnh (thành phố), kèm theo giấy tờ liên quan để chứng minh.

3. Đối với người lao động có quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ở đơn vị trước đó, nhưng đơn vị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN thì xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH đến thời điểm đơn vị đã đóng.

4. Đối với sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng sau 12 tháng người lao động không đến nhận, đơn vị chuyển cho cơ quan BHXH lưu trữ thì nhập quá trình đóng BHXH, BHTN đã ghi trên sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu, đục lỗ sổ BHXH và lưu theo quy định. Khi người lao động đề nghị nhận sổ BHXH, thực hiện in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và sổ BHXH mới để trả cho người lao động.

5. Giám đốc BHXH tỉnh quyết định việc phân cấp giải quyết hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian trước ngày 01/01/1995.

6. Chữ ký của đại diện cơ quan BHXH trên Mẫu số 03 thực hiện theo phân cấp ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH theo Quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế của BHXH Việt Nam.

7. Bổ sung thêm tiêu thức “Nơi cấp giấy khai sinh” trên Mẫu số 03 đối với những trường hợp chưa in (có phụ lục kèm theo).

Yêu cầu Giám đốc BHXH các tỉnh thực hiện theo đúng nội dung hướng dẫn trên. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo BHXH Việt Nam (Ban sổ - Thẻ) để nghiên cứu, giải quyết./.

PHỤ LỤC

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH
(Ban hành kèm theo Công văn số: 1527/BHXH-ST ngày 04/5/2017 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH

1. Thông tin của người lao động

2. Quá trình đóng BHXH, BHTN

HƯỚNG DẪN LẬP

Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 về việc hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động và Kế hoạch số 112/KH-BHXH ngày 10/01/2017 của BHXH Việt Nam, thời gian vừa qua, BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (BHXH tỉnh) đã khẩn trương tổ chức thực hiện việc rà soát, bàn giao sổ BHXH cho người lao động trên địa bàn theo đúng quy định. Tuy nhiên, qua kết quả giám sát tại 30 BHXH tỉnh vẫn còn tồn tại như: một số tỉnh triển khai chậm, chưa in được Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03); chưa thực hiện đối chiếu thông tin trên Mẫu số 03 khi in ra với cơ sở dữ liệu trong chương trình quản lý; chưa nhập quá trình đóng BHXH trước tháng 01/2009 của người lao động vào cơ sở dữ liệu đã in Mẫu số 03 chuyển người lao động rà soát. BHXH Việt Nam yêu cầu BHXH các tỉnh thực hiện một số nội dung sau:

1. Trước khi in Mẫu số 03, nhập đầy đủ thời gian công tác đã ghi trên sổ BHXH của người lao động vào cơ sở dữ liệu; thực hiện đối chiếu dữ liệu trên phần mềm quản lý thu và cấp sổ, thẻ với thông tin in trên Mẫu số 03 phải khớp đúng trước khi chuyển cho đơn vị sử dụng lao động (đơn vị) và người lao động.

2. Đối với người lao động làm việc ở những nơi có phụ cấp khu vực thì hướng dẫn người lao động ghi bổ sung địa chỉ nơi làm việc, cụ thể: ghi xã (phường, thị trấn), huyện (quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh), tỉnh (thành phố), kèm theo giấy tờ liên quan để chứng minh.

3. Đối với người lao động có quá trình tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ở đơn vị trước đó, nhưng đơn vị còn nợ tiền đóng BHXH, BHTN thì xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN trên sổ BHXH đến thời điểm đơn vị đã đóng.

4. Đối với sổ BHXH đã xác nhận thời gian đóng BHXH nhưng sau 12 tháng người lao động không đến nhận, đơn vị chuyển cho cơ quan BHXH lưu trữ thì nhập quá trình đóng BHXH, BHTN đã ghi trên sổ BHXH vào cơ sở dữ liệu, đục lỗ sổ BHXH và lưu theo quy định. Khi người lao động đề nghị nhận sổ BHXH, thực hiện in Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) và sổ BHXH mới để trả cho người lao động.

5. Giám đốc BHXH tỉnh quyết định việc phân cấp giải quyết hồ sơ cộng nối thời gian không phải đóng BHXH và điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm có thời gian trước ngày 01/01/1995.

6. Chữ ký của đại diện cơ quan BHXH trên Mẫu số 03 thực hiện theo phân cấp ký trên bìa sổ BHXH và tờ rời sổ BHXH theo Quy trình thu BHXH, bảo hiểm y tế, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế của BHXH Việt Nam.

7. Bổ sung thêm tiêu thức “Nơi cấp giấy khai sinh” trên Mẫu số 03 đối với những trường hợp chưa in (có phụ lục kèm theo).

Yêu cầu Giám đốc BHXH các tỉnh thực hiện theo đúng nội dung hướng dẫn trên. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc kịp thời báo cáo BHXH Việt Nam (Ban sổ - Thẻ) để nghiên cứu, giải quyết./.

PHỤ LỤC

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH
(Ban hành kèm theo Công văn số: 1527/BHXH-ST ngày 04/5/2017 của BHXH Việt Nam)

PHIẾU ĐỐI CHIẾU QUÁ TRÌNH ĐÓNG BHXH

1. Thông tin của người lao động

2. Quá trình đóng BHXH, BHTN

HƯỚNG DẪN LẬP

Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03)

1. Mục đích: để đối chiếu quá trình đóng BHXH của người lao động

2. Trách nhiệm lập: cán bộ thẩm định thực hiện in lần thứ nhất từ cơ sở dữ liệu thu, cấp sổ, thẻ; cán bộ nhập liệu in từ cơ sở dữ liệu đã nhập sau khi điều chỉnh thông tin.

3. Thời điểm lập: khi thực hiện rà soát sổ BHXH và sau khi nhập đầy đủ thông tin trên sổ BHXH và thông tin điều chỉnh của người lao động vào cơ sở dữ liệu.

4. Phương pháp lập:

- Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH”: thực hiện in từ cơ sở dữ liệu; trường hợp người lao động chưa có “Nơi cấp Giấy khai sinh” thì đề nghị ghi bổ sung tại Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh” tương ứng.

- Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”: nếu người lao động có quá trình công tác tại Cột “Nội dung ghi trên sổ BHXH” chưa đúng thì đề nghị điều chỉnh tương ứng cùng hàng tại Cột “Nội dung đề nghị điều chỉnh”.

- Sau khi đối chiếu người lao động và người sử dụng lao động ký, xác nhận vào ô dành cho người lao động và người sử dụng lao động.

Ghi chú:

Nội dung đề nghị điều chỉnh bao gồm:

- Nhân thân: Họ, tên đệm, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, nơi cấp Giấy khai sinh.

- Thời gian tham gia BHXH: quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động.

- Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, tên đơn vị.

- Tiền lương, thâm niên nghề, phụ cấp đóng BHXH, BHTN.

- Nơi làm việc: địa danh nơi làm việc của người lao động (xã, huyện, tỉnh).

- Tách tiền lương đóng BHXH, BHTN theo các quỹ thành phần từ thời điểm 01/01/2015.

- Nơi cấp Giấy khai sinh: ghi rõ tên xã (phường, thị trấn), huyện (quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh), tỉnh, thành phố đã cấp Giấy khai sinh. Trường hợp chưa xác định được nơi cấp giấy khai sinh thì ghi nguyên quán (trường hợp sát nhập, chia tách địa giới hành chính thì ghi theo tên địa danh tại thời điểm kê khai) hoặc ghi theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú...”.