Chỉ thị 16/CT-UBND năm 2014 chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính do tỉnh Phú Yên ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC CHẤN CHỈNH TÌNH TRẠNG LẠM DỤNG YÊU CẦU NỘP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC ĐỐI VỚI CÁC LOẠI GIẤY TỜ, VĂN BẢN KHI THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

Ngày 18/5/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP). Triển khai thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, trong những năm qua, UBND cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh đã bố trí nguồn nhân lực, cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ được giao, đáp ứng cơ bản nhu cầu của cá nhân, tổ chức trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, văn bản. Bản sao được chứng thực từ bản chính (sau đây gọi là bản sao có chứng thực) có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính, do đó phần nào đã tạo thuận lợi cho người dân, tạo sự yên tâm cho cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính. Theo quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP thì: “1. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. 2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu phải ký xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính". Thực hiện quy định này, một số cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến thủ tục hành chính đã quy định theo hướng cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn việc nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao không có chứng thực xuất trình kèm bản chính để đối chiếu.

Tuy nhiên, trên thực tế, để đáp ứng yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính, đa số các cá nhân, tổ chức vẫn phải nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản. Chính vì vậy, nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản của cá nhân, tổ chức ngày càng gia tăng, từ đó dẫn đến tình trạng sử dụng bản sao có chứng thực đã vượt quá sự cần thiết và trở thành hiện tượng “lạm dụng" bản sao có chứng thực. Qua tổng kết công tác chứng thực từ năm 2007 đến nay cho thấy, mỗi năm, UBND cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tỉnh đã thực hiện chứng thực hàng trăm nghìn bản sao. Việc làm này không những gây phiền hà, tốn kém cho người dân, lãng phí cho xã hội mà còn tạo nên áp lực, quá tải đối với UBND cấp huyện, cấp xã trong công tác chứng thực.

Thực trạng trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó có một số nguyên nhân cơ bản sau: Một số cá nhân, tổ chức nhận thức chưa đầy đủ về việc sử dụng bản sao nói chung và bản sao có chứng thực nói riêng khi giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 6 Nghị định 79/2007/NĐ-CP; các văn bản quy phạm pháp luật, cá biệt có cả văn bản hành chính do cơ quan, tổ chức trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính ban hành (như Quyết định, Công văn, Thông báo...) quy định về giấy tờ phải nộp trong thành phần hồ sơ bắt buộc phải là bản sao có chứng thực mà không quy định theo hướng cá nhân, tổ chức có quyền nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu theo quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; một bộ phận công chức, viên chức khi tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính do tâm lý “ngại” đối chiếu, “sợ trách nhiệm” nên đã yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực mà không tiếp nhận bản sao để tự đối chiếu với bản chính.

Để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản, giảm chi phí cho cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu:

1. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố:

- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về quyền của các cá nhân, tổ chức khi trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính thì các giấy tờ trong thành phần hồ sơ có thể là bản sao từ sổ gốc, bản sao có công chứng hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu;

- Chỉ đạo việc quán triệt thực hiện nghiêm túc quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP trong quá trình xây dựng, tham mưu cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính. Theo đó, khi cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; trường hợp bản sao không có chứng thực và xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu thì công chức, viên chức tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm tự kiểm tra, đối chiếu bản sao với bản chính và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính mà không yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực;

- Chỉ đạo rà soát lại toàn bộ các văn bản quy phạm pháp luật do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh và các cơ quan có thẩm quyền ban hành có quy định thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị để kiến nghị cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung theo hướng: cá nhân, tổ chức trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan, tổ chức có quyền lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao xuất trình kèm bản chính để đối chiếu, đảm bảo phù hợp với Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP. Thời gian hoàn thành trước ngày 31/3/2015.

- Tăng cường kiểm tra cách thức tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn. Có biện pháp chấn chỉnh kịp thời tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực giấy tờ, văn bản trái với quy định tại Điều 6 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP.

- Bố trí đủ nguồn nhân lực, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu sao giấy tờ, văn bản cá nhân, tổ chức khi thực hiện thủ tục hành chính. Thường xuyên quan tâm công tác bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn, giáo dục ý thức, trách nhiệm của công chức, viên chức trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính.

- Sở Tư pháp nâng cao chất lượng công tác thẩm định văn bản quy phạm pháp luật, gắn kết công tác thẩm định văn bản quy phạm pháp luật với công tác kiểm soát thủ tục hành chính, đảm bảo tất cả các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính phủ hợp với quy định tại Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP; tuyên truyền, phổ biến nội dung của Chỉ thị này đến tất cả cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị gửi về UBND tỉnh (qua Sở Tư pháp) trước ngày 20/4/2015 để tổng hợp, báo cáo Bộ Tư pháp./.