Chỉ thị 04/CT-UBND năm 2014 về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Hà Nam

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN, ĐƠN VỊ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÀ NAM

Trong những năm qua, công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong tỉnh đã có chuyển biến tích cực. Các văn bản đảm bảo đúng quy trình thể thức và kỹ thuật trình bày. Công tác quản lý văn bản đi, đến và sử dụng con dấu đảm bảo chặt chẽ theo đúng quy định. Nhiều cơ quan, đơn vị thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, tạo thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách khoa học; đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho sự chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, đơn vị, địa phương.

Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện còn một số hạn chế, bất cập như: Một số cơ quan, đơn vị chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; chưa thiết lập đầy đủ hồ sơ khi giải quyết công việc; việc bố trí kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ; còn để tình trạng tài liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học, dẫn đến hư hỏng và mất mát; việc tiêu hủy tài liệu chưa đúng quy định. Kho lưu trữ tài liệu chưa có phương tiện thiết bị bảo quản lâu dài…

Để tiếp tục nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ, khắc phục kịp thời những tồn tại hạn chế, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, đơn vị trong tỉnh hoạt động có nề nếp, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố thực hiện tốt một số nhiệm vụ trọng tâm sau:

1. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

2. Bố trí cán bộ, công chức, viên chức có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để đảm nhận công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời thường xuyên tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Thực hiện tốt chế độ cho công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

3. Các cơ quan, đơn vị, rà soát lại Quy chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đã ban hành theo quy định tại Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị.

4. Thực hiện chặt chẽ trình tự quản lý văn bản đi, đến và sử dụng con dấu, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ. Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ.

5. Hàng năm các cơ quan, đơn vị có kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ của cơ quan theo đúng thời hạn quy định. Hiện nay khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng của các cơ quan, đơn vị chưa được phân loại, sắp xếp còn nhiều; cần đưa ra giải pháp cụ thể phân loại, sắp xếp, chỉnh lý và bảo quản an toàn khối tài liệu trong kho lưu trữ của đơn vị mình, chấm dứt tình trạng tài liệu còn bó gói, tích đống.

6. Trong khi tỉnh chưa có kho chuyên dụng, hàng năm các cơ quan, đơn vị lập dự toán kinh phí phải bố trí một phần kinh phí cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng phòng, kho đủ diện tích và mua sắm các trang thiết bị để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Khi tỉnh bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng thì các đơn vị có trách nhiệm giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ của tỉnh theo đúng quy định.

7. Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng của cơ quan, đơn vị theo đúng thủ tục, trình tự quy định. Chủ tịch UBND các huyện, thành phố có trách nhiệm chỉ đạo các xã, phường, thị trấn tăng cường thực hiện việc thu thập, bảo quản tập trung toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn theo quy định.

8. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ để từng bước hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tra tìm tài liệu lưu trữ có hiệu quả.

9. Sở Tài chính tham mưu cho UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp, lưu trữ tài liệu và đảm bảo các hoạt động của công tác văn thư lưu trữ.

10. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Chỉ thị này, thường xuyên tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh.

Thủ trưởng các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp Nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố nghiêm túc thực hiện Chỉ thị này./.