QUY CHẾ
QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 55/2011/QĐ-UBND ngày 30/12/2011 của Ủy ban
nhân dân tỉnh)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và
đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định việc quản lý, sử
dụng, khai thác hệ thống thư điện tử công vụ trong hoạt động của cơ quan nhà
nước tỉnh Bình Định (sau đây gọi tắt là hệ thống thư điện tử).
2. Quy chế này được áp dụng đối với các
cơ quan, đơn vị, địa phương (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị), cán bộ, công
chức, viên chức (CBCCVC) trên địa bàn tỉnh Bình Định và các cá nhân, đơn vị
liên quan tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử của tỉnh Bình Định
phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.
Điều 2. Quản lý nhà nước về Hệ thống thư điện
tử tỉnh Bình Định
Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bình Định giao Sở Thông
tin và Truyền thông chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của hệ thống thư điện tử
theo quy định của Quy chế này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
Điều 3. Hệ thống thư điện tử
công vụ tỉnh Bình Định
1. Địa chỉ truy nhập vào hệ thống thư điện
tử của tỉnh là http://mail.binhdinh.gov.vn.
2. Hệ thống thư điện tử được thiết lập và
vận hành trên hệ thống hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin của tỉnh, cho phép
các tài khoản thư điện tử thuộc hệ thống có thể gửi, nhận thư trong nội bộ và
với các địa chỉ thư điện tử khác trên mạng internet.
Điều 4. Các nguyên tắc chung
1. Hoạt động của hệ thống thư điện tử
phải đảm bảo tuân thủ theo Luật Công nghệ thông tin và Luật Giao dịch điện tử.
2. Việc trao đổi, gửi, nhận các thông tin
mật, các thông tin được quy định không trao đổi bằng thư điện tử phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước và các quy định khác về quản
lý thông tin trên internet.
3. Các thông tin tài khoản thư điện tử,
mật khẩu và các thông tin trao đổi hợp pháp của các cơ quan, cá nhân thông qua
hệ thống thư điện tử được đảm bảo bí mật theo quy định của pháp luật.
4. Các tổ chức, cá nhân có hành vi phát
tán tài liệu tuyên truyền xuyên tạc đường lối chủ trương của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước; có hành vi phát tán virus, thư rác trên hệ thống thư
điện tử; có hành vi phá hoại hệ thống thư điện tử, phát tán thông tin gây ảnh
hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định
của pháp luật.
5. Các cơ quan nhà nước của tỉnh Bình Định
có trách nhiệm công khai địa chỉ hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị và
CBCCVC để tạo điều kiện thuận tiện cho việc trao đổi, thông tin liên lạc trong
họat động của cơ quan nhà nước.
6. Địa chỉ thư điện tử trong hệ thống thư
điện tử tỉnh Bình Định là duy nhất, không trùng lặp.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 5. Tổ chức hệ thống
1. Hệ thống thư điện tử được cài đặt, vận
hành dựa trên hạ tầng kỹ thuật Công nghệ thông tin của tỉnh do Sở Thông tin và
Truyền thông quản lý và được kết nối vào mạng internet.
2. Hệ thống thư điện tử được đảm bảo hoạt
động thường xuyên, liên tục, các thông tin tài khoản và hộp thư điện tử được
lưu trữ và quản lý tập trung tại Trung tâm Hạ tầng thông tin thuộc Sở Thông tin
và Truyền thông Bình Định.
Điều 6. Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện
tử
1. Ngoài hộp thư công vụ được Cổng Thông
tin điện tử Chính phủ cấp thì các cơ quan, đơn vị và cá nhân được cấp hộp thư
điện tử công vụ thuộc Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình Định theo định dạng sau:
a. Định dạng địa chỉ hộp thư điện tử của
lãnh đạo tỉnh:
[tên hộp thư]@binhdinh.gov.vn.
b. Định
dạng địa chỉ hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh:
[tên hộp thư]@[tên cơ quan, đơn
vị].binhdinh.gov.vn.
c. Định
dạng địa chỉ hộp thư điện tử các đơn vị, bộ phận trực thuộc các cơ quan, đơn vị
cấp tỉnh:
[tên
bộ phận/phòng ban]@[tên cơ quan, đơn vị/ địa danh].binhdinh.gov.vn
d. Định
dạng địa chỉ hộp thư điện tử cá nhân:
[tên cá nhân]@[tên cơ quan, đơn
vị/tên địa danh].binhdinh.gov.vn.
2. Tên
hộp thư :
a. Tên
hộp thư điện tử của lãnh đạo tỉnh: là tên đầy đủ của người sử dụng hộp thư (bao
gồm cả họ, tên lót và tên).
b. Tên
hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành
phố (hộp thư điện tử chung) được thống nhất sử dụng là vanphong@[tên cơ quan, đơn vị/ địa
danh].binhdinh.gov.vn.
Ví dụ:
+ Địa chỉ thư điện tử Sở Thông tin
và Truyền thông tỉnh Bình Định: vanphong@stttt.binhdinh.gov.vn
+ Địa chỉ thư điện tử UBND huyện
Vĩnh thạnh:
vanphong@vinhthanh.binhdinh.gov.vn
c. Tên
hộp thư điện tử các bộ phận, phòng ban hoặc các đơn vị trực thuộc các cơ quan,
đơn vị cấp tỉnh, các phòng ban hoặc các đơn vị trực thuộc ủy ban nhân dân các
huyện, thị xã, thành phố là tên đầy đủ (hoặc tên viết tắt trong trường hợp tên
dài) của bộ phận, phòng ban bằng tiếng Việt không dấu, viết liền không khoảng
trắng.
Ví dụ: Địa chỉ hộp thư Phòng Công
nghệ thông tin thuộc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bình Định: congnghethongtin@stttt.binhdinh.gov.vn
hoặc cntt@stttt.binhdinh.gov.vn.
Địa chỉ hộp thư Phòng Văn hóa - Thông
tin thuộc Huyện Vĩnh Thạnh: vanhoathongtin@vinhthanh.binhdinh.gov.vn
hoặc vhtt@vinhthanh.binhdinh.gov.vn.
d. Tên
cá nhân trong địa chỉ thư điện tử là tên của người sử dụng hộp thư điện tử cá
nhân kết hợp với các ký tự viết tắt họ và tên lót.
+ Định dạng tên cá nhân trong hộp
thư: [tên][họ viết tắt][tên lót viết tắt].
Ví dụ: Cán bộ có tên là Phan Thanh
Tuấn thuộc Sở Thông tin và Truyền thông có địa chỉ hộp thư đầy đủ là: tuanpt@stttt.binhdinh.gov.vn.
Cán bộ có tên Trần Nhật Nam thuộc
Phòng Văn hóa Thông tin huyện Vĩnh thạnh có địa chỉ hộp thư đầy đủ là:
namtn@vinhthanh.binhdinh.gov.vn.
+ Đối với các trường hợp trùng tên
cá nhân trong địa chỉ hộp thư của các CBCCVC thuộc cùng một đơn vị nhưng có họ
và tên đầy đủ khác nhau thì tên cá nhân trong địa chỉ thư gồm tên lót (chỉ lấy
tên lót liền kề với tên) và tên viết đầy đủ, kết hợp với họ và tên lót còn lại
(trong trường hợp tên lót có hơn 2 tên).
Ví dụ: Địa chỉ hộp thư điện tử của
Lê Thị Thúy Loan và Lê Thị Thanh Loan cùng thuộc đơn vị Sở Thông tin và Truyền
thông tỉnh Bình Định: thuyloantt@stttt.binhdinh.gov.vn và thanhloantt@stttt.binhdinh.gov.vn.
+ Đối với các trường hợp trùng tên
cá nhân trong địa chỉ hộp thư của CBCCVC thuộc cùng đơn vị và có họ và tên đầy
đủ giống nhau, thì tên cá nhân trong địa chỉ thư sẽ theo định dạng chung về tên
cá nhân, kết hợp với các thành phần phụ khác (như ngày, tháng, năm sinh, quê
quán, nơi sinh....).
Điều 7. Quy trình cấp mới, thay
đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử
1. Hộp
thư điện tử của cơ quan, đơn vị:
a. Đối
với các cơ quan, đơn vị khi có Quyết định của cấp có thẩm quyền về việc thành
lập mới, giải thể hoặc đổi tên của cơ quan, đơn vị: Sở Thông tin và Truyền
thông thực hiện việc tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của cơ quan,
đơn vị đó.
b. Đối
với các đơn vị trực thuộc các cơ quan, đơn vị nêu tại Điểm a khi có Quyết
định của cấp có thẩm quyền về việc thành lập mới, giải thể hoặc thay đổi tên của
đơn vị trực thuộc: Cơ quan, đơn vị chủ quản thực hiện tạo lập, thay đổi hoặc
hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị trực thuộc.
2. Hộp
thư điện tử của CBCCVC:
a. Đối
với trường hợp tuyển dụng, luân chuyển hoặc điều động CBCCVC khi có quyết định
của đơn vị chủ quản CBCCVC: Cơ quan, đơn vị chủ quản CBCCVC thực hiện tạo lập
hoặc thay đổi hộp thư điện tử cho CBCCVC.
b. Đối
với trường hợp CBCCVC nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc không còn làm việc cho các cơ
quan, đơn vị trong tỉnh khi có quyết định của cấp có thẩm quyền: Cơ quan, đơn
vị chủ quản CBCCVC thực hiện hủy bỏ hộp thư điện tử của CBCCVC đó.
3. Địa
chỉ hộp thư điện tử công vụ của các cơ quan, đơn vị, cá nhân được Sở Thông tin
và Truyền thông thống kê thành Danh bạ thư điện tử tỉnh Bình Định.
Chương III
SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 8. Các loại văn bản gửi, nhận
qua hệ thống thư điện tử
1. Ngoại trừ những văn bản mật, các loại văn
bản sau đây phải gửi, nhận qua
Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình Định:
a. Thư mời, giấy mời, giấy triệu tập;
b. Thông báo;
c. Lịch công tác;
d. Báo
cáo định kỳ; báo cáo đột xuất ; văn bản hướng dẫn thực hiện và các Biểu mẫu đính kèm theo quy định;
đ. Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các cơ
quan (trừ các văn bản có liên quan về an ninh, quốc phòng và
trật tự an toàn xã hội, các văn bản khác theo quy định về bảo mật thông tin);
e. Tài
liệu phục vụ hội họp (trừ các cuộc họp về an ninh quốc phòng, trật tự xã
hội, các cuộc họp khác theo quy định về bảo mật thông tin);
g. Văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Khuyến khích sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình
Định để thực hiện việc gửi, nhận các loại văn bản khác (trừ những văn bản
mật và những văn bản đã gửi bằng các phương tiện điện tử khác).
3. Các
cơ quan, đơn vị khi phát hành văn bản giấy (trừ những văn bản mật), ngoài việc
gửi văn bản tới nơi nhận qua đường văn thư, phải gửi văn bản đã ký vào địa
chỉ thư điện tử của cơ quan, đơn vị, cá nhân có tên trong phần “nơi nhận”.
4. Các
cơ quan, đơn vị, cá nhân khi được tạo lập địa chỉ hộp thư điện tử công vụ nêu
tại Quy chế này có trách nhiệm hạn chế việc sử dụng các hệ thống thư điện tử
khác trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
5. Nội
dung trao đổi thông qua hệ thống thư điện tử đều sử dụng bộ mã các ký tự chữ
Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.
Điều 9. Thời gian mở hộp thư điện
tử
Các cơ quan, đơn vị, cá nhân được
tạo lập địa chỉ thư điện tử theo Quy chế này có trách nhiệm thường xuyên, liên
tục kiểm tra hộp thư điện tử của mình để kịp thời phục vụ hoạt động của cơ
quan, đơn vị, cá nhân.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Trách nhiệm của Sở Thông
tin và Truyền thông
1. Hướng
dẫn, tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này và các quy định hiện hành của Nhà
nước có liên quan đến công tác quản lý, sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình
Định trên địa bàn tỉnh.
2. Thực
hịên việc nâng cấp, phát triển và mở rộng hạ tầng công nghệ thông tin nhằm đảm bảo
tính ổn định, tốc độ trao đổi và dung lượng hộp thư của Hệ thống thư điện tử
tỉnh Bình Định.
3. Thực
hiện các chính sách bảo mật, an ninh, an toàn cho Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình
Định.
4. Xây
dựng và triển khai kế hoạch đào tạo, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư điện
tử cho cán bộ quản trị mạng hoặc bộ phận, phòng công nghệ thông tin, tin học
của các cơ quan, đơn vị nhằm bảo đảm cho việc sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh
Bình Định thông suốt và đạt hiệu quả.
5. Tổ chức
thanh tra, kiểm tra việc chấp hành Quy chế sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ
trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân và xử lý các vi phạm theo đúng quy định của pháp luật.
6. Thống
kê và quản lý danh bạ thư điện tử tỉnh Bình Định.
7. Hàng
năm, chủ trì, phối hợp với Sở Tài chính và các đơn vị liên quan xây dựng dự toán
kinh phí thực hiện việc quản lý, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của
tỉnh, trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.
8. Báo
cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình Định cho UBND
tỉnh và các cơ quan liên quan.
Điều 11. Trách nhiệm của Sở Nội
vụ
Tham mưu, đề xuất UBND tỉnh lồng ghép
việc thực hiện Quy chế này của các cơ quan, đơn vị, cá nhân vào tiêu chuẩn thi
đua để xem xét thành tích thi đua khen thưởng hoàn thành nhiệm vụ công tác hàng
năm của cơ quan, đơn vị, cá nhân.
Điều 12. Trách nhiệm của Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị
1. Thường
xuyên tuyên truyền nâng cao nhận thức cho CBCCVC trong cơ quan, đơn vị mình về việc
sử dụng thư điện tử phục vụ công việc.
2. Chỉ
đạo cán bộ quản trị mạng, phòng, bộ phận công nghệ thông tin, tin học của cơ quan,
đơn vị thực hiện quản trị hệ thống thư điện tử, phối hợp với Sở Thông tin và
Truyền thông trong việc triển khai và hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử tại
cơ quan, đơn vị mình.
Điều 13. Trách nhiệm của CBCCVC
sử dụng hộp thư điện tử
1. Hộp
thư điện tử của CBCCVC được cấp để sử dụng trao đổi thông tin phục vụ công tác chuyên
môn được giao, quản lý và lưu trữ thông tin trên thư điện tử. Việc trao đổi
thông tin phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin theo quy định.
2. Sử dụng
hệ thống thư điện tử đúng mục đích.
3. Không
được truy cập vào hộp thư điện tử của các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác khi chưa
được phép. Nếu các cơ quan, đơn vị, cá nhân tự ý truy cập vào địa chỉ hộp thư điện
tử của các cơ quan, đơn vị, cá nhân khác khi chưa được phép sẽ bị xử lý theo
quy định của pháp luật. Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn việc quản lý, sử
dụng và thay đổi mật khẩu trong trường hợp địa chỉ hộp thư điện tử của các cơ
quan, đơn vị, cá nhân bị lộ hoặc quên mật khẩu.
4. Không
được sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin mật và các nội
dung thông tin trái với quy định của pháp luật.
5. Khi
phát hiện các văn bản, tài liệu trong hộp thư có chứa các nội dung thuộc danh mục
bí mật Nhà nước thì phải báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình để cơ
quan, đơn vị thông báo cho Sở Thông tin và Truyền thông. Sở Thông tin và Truyền
thông chịu trách nhiệm gỡ bỏ ngay văn bản, tài liệu mật đó; đồng thời phải
thông báo cho các cơ quan chức năng liên quan có biện pháp khắc phục.
6. Khi
phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về Sở
Thông tin và Truyền thông (qua Trung tâm Hạ tầng Thông tin) để khắc phục, sửa chữa.
Điều 14. Trách nhiệm của cá nhân
quản lý hộp thư điện tử chung của cơ quan, đơn vị
1. Hộp
thư điện tử chung là hộp thư cấp cho các cơ quan, đơn vị để trao đổi công tác, do
Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quản lý hoặc ủy quyền bằng văn bản cho người có trách
nhiệm trong cơ quan, đơn vị mình quản lý.
2. Khi
có quyết định thay đổi Thủ trưởng cơ quan, đơn vị của cấp có thẩm quyền thì cơ quan,
đơn vị đó phải tổ chức bàn giao địa chỉ hộp thư, mật khẩu để thực hiện việc cấp
mới, thay đổi, hủy bỏ theo Điều 7 của Quy chế này.
3. Khi
nhận được thư điện tử gửi vào hộp thư điện tử chung thì Thủ trưởng cơ quan, đơn
vị (hoặc người được ủy quyền) phải có trách nhiệm xử lý, tổ chức thực hiện và hồi
đáp kịp thời thư điện tử cho các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp
gửi đến.
Điều 15. Trách nhiệm của Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị
1. Quản
lý, chỉ đạo việc sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích, có hiệu quả và chịu mọi
trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ.
2. Chỉ
đạo, giám sát việc sử dụng Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình Định tại cơ quan, đơn
vị mình trong việc gửi, nhận văn bản, tài liệu, trao đổi công việc với các cơ quan,
đơn vị, cá nhân và với người dân, doanh nghiệp.
3. Triển
khai thực hiện Quy chế này tại cơ quan, đơn vị mình quản lý.
Điều 16. Công tác kiểm tra,
báo cáo
1. Sở
Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn
vị liên quan kiểm tra, đánh giá việc tổ chức thực hiện Quy chế này tại các cơ quan,
đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.
2. Hằng
quý, các cơ quan, đơn vị gửi báo cáo đánh giá việc thực hịên Quy chế này cho Sở
Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh, Bộ Thông tin
và Truyền thông.
Chương V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 17. Điều khoản thi
hành
1 Các Sở
Tài chính, Kế hoạch và Đầu tư đảm bảo kinh phí để xây dựng, duy trì hoạt động
của Hệ thống thư điện tử tỉnh Bình Định.
2. Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm tổ chức triển khai thực
hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện, nếu có
khó khăn, vướng mắc cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung; các cơ quan, đơn vị, địa phương
phản ánh về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.
