|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
-------
|
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
6363/1998/QĐ-UB-QLĐT
|
TP.
Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng 11 năm 1998
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC THÀNH LẬP VÀ BAN HÀNH QUI CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ TƯ
LIỆU ĐỊA CHÍNH - NHÀ ĐẤT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
- Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 21 tháng 6 năm 1994;
- Căn cứ quyết định số 386/QĐ-ĐC ngày 24/5/1995 của Tổng Cục Trưởng Tổng Cục
Địa chính về việc ban hành Quy chế và hoạt động nghiệp vụ của hệ thống Thông
tin lưu trữ tư liệu địa chính;
- Căn cứ văn bản số 63/HD-VP ngày 25/5/1995 của Trung tâm Thông tin lưu trữ Trung
ương về hướng dẫn tổ chức bộ máy thông tin lưu trữ địa chính ở địa phương;
- Căn cứ quyết định số 3420/1998/QĐ-UB-NC ngày 01/7/1998 của
Ủy ban nhân dân thành phố về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Sở
Địa chính - Nhà đất thành phố;
- Xét đề nghị của Giám đốc Sở Địa chính - Nhà đất thành phố tại tờ trình số
4049/TT-ĐC-NĐ ngày 21/9/1998 và của Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền thành phố
tại công văn số 182/TCCQ ngày 22 tháng 10 năm 1998;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Nay thành lập Trung
tâm Thông tin lưu trữ tư liệu địa chính - nhà đất thành phố Hồ Chí Minh thuộc
Sở Địa chính - Nhà đất thành phố.
Điều 2. Ban hành kèm theo
quyết định này quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin lưu trữ tư liệu
địa chính - nhà đất thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 3. Quyết định này có
hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân thành phố, Trưởng Ban Tổ chức Chính quyền thành phố, Giám đốc Sở
Địa chính-Nhà đất thành phố, Thủ trưởng các cơ quan có liên quan, Giám đốc Trung
tâm Thông tin lưu trữ tư liệu địa chính - nhà đất thành phố chịu trách nhiệm
thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận :
- Như điều 4
- Tổng cục Địa chính
- Thường trực Thành ủy
- TTUB : CT, PCT/TT, QLĐT
- Các Ban TU : KT, TC, NC
- Ban TCCQ/TP, Sở Tư pháp TP
- CATP (PC13), NHNN/TP
- Kho bạc Nhà nước, Sở TC-VG/TP
- Sở KH và ĐT/TP, Sở Xây dựng TP
- KTS trưởng TP, UBND quận, huyện
- VPUB : CPVP
- Tổ QLĐT, NC, TH
- Lưu
|
T/M
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
K/T CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Vũ Hùng Việt
|
QUY CHẾ
TỔ
CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN LƯU TRỮ TƯ LIỆU ĐỊA CHÍNH - NHÀ ĐẤT THÀNH
PHỐ HỒ CHÍ MINH.
(Ban
hành kèm quyết định số 6363 /1998/QĐ-UB-QLĐT, ngày 24 tháng 11 năm 1998 của
Ủy ban nhân dân thành phố).
Chương I
VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN.
Điều 1. Vị trí.
1.1/ Trung tâm Thông tin Lưu trữ
Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Địa Chính - Nhà
Đất Thành phố, đồng thời là một tổ chức trong hệ thống Thông tin - Lưu trữ chuyên
ngành từ Trung ương đến địa phương. Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa
chính - Nhà đất Thành phố chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Sở Địa
Chính - Nhà Đất Thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ
của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính Trung ương.
Trụ sở của Trung tâm Thông tin Lưu
trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố đặt tại 102 đường Nguyễn Thị Minh Khai,
phường 6, Quận 3.
1.2/ Trung tâm Thông tin Lưu trữ
Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp
nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản ở Kho bạc và Ngân hàng theo quy định
của Nhà nước.
Điều 2. Chức năng.
2.1/ Trung tâm Thông tin Lưu trữ
Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố có chức năng quản lý và tổ chức thực hiện
việc thu thập, xử lý thông tin, bảo quản, Lưu trữ khai thác các tư liệu, tài liệu,
bản đồ của ngành Địa chính Nhà đất theo quy định của Nhà nước.
2.2/ Nghiên cứu ứng dụng và chuyển
giao công nghệ tiên tiến, hướng dẫn nghiệp vụ, xây dựng lực lượng viên chức kỹ
thuật về thông tin Lưu trữ Địa chính Nhà đất
2.3/ Đề xuất thực hiện kế hoạch xây
dựng và phát triển hệ thống thông tin Lưu trữ tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành
phố.
Điều 3. Nhiệm vụ.
3.1/ Trung tâm có nhiệm vụ giúp Giám
đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất trong việc quản lý công tác tư liệu của ngành từ cấp
Thành phố đến Quận - Huyện, Phường - Xã và hướng dẫn các phòng, các đơn vị trực
thuộc Sở hoàn chỉnh các hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định Lưu trữ, trước khi
giao nộp về Trung tâm.
3.2/ Hằng năm căn cứ vào sự phân
cấp quản lý tài liệu Lưu trữ giữa Trung ương và địa phương để có kế hoạch nộp tài
liệu về Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính Trung ương và Lưu trữ Thành
phố, đảm bảo đúng thời hạn và quy định của ngành.
3.3/ Tổ chức khai thác, cung cấp
và thông tin về số liệu, tài liệu Địa chính - Nhà đất và đo đạc Bản đồ các loại
theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội và cá nhân trong và
ngoài nước theo khuôn khổ quy định của pháp luật và của ngành Địa chính - Nhà
đất.
3.4/ Tiếp nhận và nghiên cứu các
công nghệ tiên tiến, hiện đại về tin học để ứng dụng vào công tác quản lý, Lưu trữ
tài liệu, nhằm nâng cao hiệu quả công tác thông tin Lưu trữ tư liệu.
3.5/ Định kỳ thực hiện công tác chỉnh
lý biến động, cập nhật số liệu, tài liệu, tư liệu do phát sinh trong quá trình
quản lý, sử dụng đất đai và quản lý nhà đất.
3.6/ Tổ chức bảo quản an toàn tài
liệu, tư liệu về thông tin Lưu trữ của ngành theo quy định của pháp luật.
Điều 4. Trung tâm Thông tin Lưu
trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố thu thập quản lý Lưu trữ các loại tài
liệu sau đây :
4.1/ Các văn bản pháp luật của Nhà
nước về quản lý và sử dụng đất đai, nhà cửa.
4.2/ Bản sao bản đồ gốc Địa chính,
bản đồ Địa chính, bản đồ giải thửa, hồ sơ thửa đất và các loại tài liệu đo đạc,
chỉnh lý bổ sung khác, bản đồ địa hình, bản đồ chuyên đề, phim ảnh hàng không,
tư liệu về lưới khống chế địa chính.
4.3/ Hồ sơ địa chính, nhà đất gốc
và các hồ sơ tài liệu được thiết lập trong quá trình thực hiện đăng ký đất đai,
nhà cửa trên địa bàn thành phố.
4.4/ Hồ sơ giao đất, cho thuê đất,
thu hồi đất, chuyển nhượng đất, chuyển đổi quyền sử dụng đất.
4.5/ Hồ sơ về nhà, đất đai trước
năm 1975 hiện do các cơ quan trong và ngoài ngành Địa chính- Nhà đất lưu giữ.
4.6/ Hồ sơ về phân phối nhà, ủy quyền
quản lý sử dụng nhà ở, chuyển dịch quyền sở hữu nhà ở.
4.7/ Hồ sơ thanh tra, kiểm tra sử
dụng đất và giải quyết tranh chấp khiếu nại về đất đai, nhà cửa thuộc thẩm quyền
của Sở Địa Chính - Nhà Đất và của Thành Phố.
4.8/ Số liệu kiểm kê, thống kê đất
đai - nhà cửa của Thành phố, Quận - Huyện và Phường - xã (định kỳ).
4.9/ Hồ sơ quy hoạch, kế hoạch sử
dụng đất của Thành phố, Quận - Huyện, và phường - xã.
4.10/ Hồ sơ phân hạng, định giá đất
đai, nhà xưởng.
4.11/ Hồ sơ các dự án, đề tài nghiên
cứu khoa học chuyên ngành.
4.12/ Các tư liệu về phát triển ngành
Địa chính-Nhà đất cấp thành phố.
4.13/ Hồ sơ nhà của Trung tâm Thông
tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố .
Điều 5. Quyền hạn của Trung
tâm.
5.1/ Được quyền yêu cầu các phòng,
đơn vị thuộc Sở, phòng quản lý đô thị các Quận, phòng Địa chính các Huyện, cán
bộ Địa chính - Nhà đất Phường, Xã, thị trấn cung cấp tài liệu phục vụ cho công
tác thông tin, Lưu trữ - tư liệu theo quy định hiện hành. Nội dung và trình tự
giao nộp do Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất
Thành phố quy định.
5.2/ Được quyền cấp trích lục, sao
lục các tài liệu, bản đồ theo yêu cầu của tổ chức và cá nhân có nhu cầu theo
quy định của Nhà nước và theo sự phân cấp của Giám đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất.
5.3/ Được quyền thu các khoản lệ
phí về cung cấp thông tin, trích lục, sao lục, các tài liệu, bản đồ chuyên ngành
theo quy định.
5.4/ Được Nhà nước cấp kinh phí hoạt
động hàng năm từ nguồn vốn ngân sách theo quy định hiện hành.
Chương II
THU THẬP, BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU
TRỮ ĐỊA CHÍNH - NHÀ ĐẤT.
Điều 6. Thu thập tài liệu :
6.1/ Việc giao nhận tài liệu Lưu
trữ giữa Thành phố với Trung ương và Quận - Huyện với Thành Phố tiến hành tại Trung
tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố. Khi giao nộp tài
liệu, bên giao phải thực hiện việc lập hồ sơ, sắp xếp tài liệu theo hệ thống,
lập thống kê danh mục tài liệu bàn giao. Bên nhận tài liệu phải kiểm tra đối
chiếu với bản thống kê, yêu cầu bên giao phải giải quyết những vấn đề tồn tại
của tài liệu nếu có, lập biên bản giao nhận, đăng ký vào Sổ tài liệu.
6.2/ Trung tâm Thông tin Lưu trữ
Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố có trách nhiệm thu thập các tài liệu Địa chính
- Nhà đất, các tài liệu có liên quan đến hoạt động Địa chính - Nhà đất có giá
trị hiện còn lưu giữ ngoài ngành Địa chính - Nhà đất. Khuyến khích việc ký gởi,
tặng tài liệu đó vào cơ quan Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất. Trong trường
hợp cần thiết có thể mua lại.
Điều 7. Bảo quản tài liệu.
7.1/ Tài liệu Lưu trữ Địa chính -
Nhà đất phải được quản lý theo một quy trình thống nhất, sắp xếp theo các phòng
và đơn vị bảo quản, thống nhất về kích cỡ, chất liệu, mẫu mã, màu sắc, nhãn mác
của từng chủng loại hồ sơ trong hệ thống Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính -
Nhà đất cả nước.
7.2/ Các thiết bị cơ bản trong hệ
thống Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất gồm có :
1- Các thiết bị bảo quản.
2- Các thiết bị tin học.
3- Các thiết bị bảo vệ.
4- Các thiết bị phục vụ.
Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu
trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố quy định cụ thể nhằm đảm bảo các tiêu
chuẩn kỹ thuật, bảo quản và các điều kiện về phòng cháy, chữa cháy, an toàn và bí
mật.
7.3/ Việc hủy các tài liệu Địa chính
- Nhà đất hết giá trị do Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính
- Nhà đất Thành phố đề nghị, Giám đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất quyết định, sau
khi có sự thống nhất của Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính
Trung ương.
Điều 8. Tổ chức sử dụng tài liệu
:
8.1/ Sau khi tiến hành các khâu nghiệp
vụ đối với tài liệu Lưu trữ, Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính -
Nhà đất Thành phố phải lập các công cụ tra cứu, bỏ thẻ chuyên đề để phục vụ
khai thác có hiệu quả.
8.2/ Thông tin Địa chính - Nhà đất
cung cấp cho các đối tượng sử dụng chỉ cung cấp bản sao tại Trung tâm Thông tin
Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố. Bản sao do Giám đốc Trung tâm
chứng thực. Các hình thức khai thác khác do Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu
trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố quy định.
8.3/ Tổ chức cá nhân được cung cấp
thông tin Địa chính - Nhà đất phải trả một khoản tiền cho công việc này. Mức
thu do Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành
phố đề xuất thông qua Giám đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất và Sở Tài chánh - Vật giá
thành phố trình Ủy ban nhân dân thành phố duyệt, phù hợp với quy định của Tổng
Cục Địa chính, Bộ Xây dựng và Bộ Tài chính.
Chương III
TỔ CHỨC BỘ MÁY
Điều 9. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Trung tâm gồm có :
9.1/ Lãnh đạo Trung tâm :
Lãnh đạo Trung tâm Thông tin Lưu
trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố có 01 Giám đốc. Giám đốc Trung tâm chịu
trách nhiệm trước Giám đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất về toàn bộ kết quả và hiệu
quả hoạt động của Trung tâm. Giám đốc Trung tâm phải có trình độ Đại học trở
lên (chú trọng tuyển chọn một trong các ngành Trắc địa bản đồ, quản lý đất đai,
tin học hoặc Lưu trữ). Ngoài công tác quản lý, Giám đốc phụ trách một bộ phận
nghiệp vụ của Trung tâm. Trung tâm có 01-02 phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc
Trung tâm và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về những phần việc đã
được phân công. Giám đốc và Phó Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Sở Địa Chính -
Nhà Đất bổ nhiệm.
9.2/ Bộ máy giúp việc của Trung
tâm :
Trung tâm có 03 tổ nghiệp vụ, gồm
:
- Tổ hành chánh - quản trị : làm
công việc hành chính, văn thư, kế toán, kho, quỹ và tạp vụ.
- Tổ nghiệp vụ Lưu trữ : thu thập
Lưu trữ, xử lý, lập hồ sơ Lưu trữ, bảo quản và cung cấp các thông tin cho yêu
cầu của khách hàng.
- Tổ xử lý thông tin : chuẩn hóa
và cập nhật tư liệu, tài liệu vào máy tính, xử lý các thông tin phục vụ công tác
Địa chính - Nhà đất của ngành và làm các dịch vụ khác về tin học.
Công chức, viên chức của Trung tâm
phải có nghiệp vụ về Lưu trữ và tin học. Nếu sử dụng người có nghiệp vụ khác
thuộc ngành Địa chính - Nhà đất thì phải được bồi dưỡng bổ túc về nghiệp vụ Lưu
trữ và kỹ thuật máy tính.
Ngoài chỉ tiêu biên chế được giao,
Trung tâm được quyền ký hợp đồng lao động thời vụ theo quy định để giải
quyết những công việc cấp bách, đột xuất khi có nhu cầu.
Chương IV
TÀI CHÍNH VÀ TÀI SẢN
Điều 10. Tài sản :
Tài sản của Trung tâm thuộc sở hữu
Nhà nước. Nhà nước giao cho tập thể lao động tại Trung tâm quản lý, sử dụng có
hiệu quả, đúng mục đích do Nhà nước quy định. Giám đốc Trung tâm là người chịu
trách nhiệm cao nhất trước cấp trên về quản lý, bảo quản và sử dụng tài sản tại
Trung tâm. Khi thanh lý hoặc mua sắm mới các tài sản phải được cấp có thẩm
quyền cho phép theo quy định về quản lý công sản.
Điều 11. Tài chính :
Kinh phí hoạt động của Trung tâm
được hình thành từ nguồn vốn ngân sách cấp và nguồn thu qua dịch vụ theo quy định
của Nhà nước. Vốn và nguồn vốn phải được thể hiện đầy đủ trong bản cân đối tài
sản.
Trung tâm có trách nhiệm thực hiện
chế độ kế toán, thống kê ghi chép ban đầu, báo cáo quyết toán và nộp các khoản
thu theo quy định của pháp luật.
Hàng năm, hàng quý Trung tâm có trách
nhiệm lập dự toán kinh phí hoạt động và trình cấp có thẩm quyền xét duyệt theo
quy định hiện hành của Nhà nước.
Chương V
MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC
Điều 12. Đối với cơ quan cấp
trên :
12.1/ Đối với Sở Địa Chính - Nhà
Đất Thành phố :
Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu
Địa chính - Nhà đất Thành phố chịu sự quản lý trực tiếp và toàn diện của Giám
đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất.
12.2/ Đối với cấp Trung ương, ngành
dọc :
Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu
Địa chính - Nhà đất Thành phố chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ của Trung
tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính Trung ương và cơ quan quản lý thông tin
Lưu trữ của Bộ Xây dựng.
Điều 13. Đối với các đơn vị
có liên quan :
13.1/ Đối với các phòng, ban, đơn
vị thuộc Sở.
Trung tâm có mối quan hệ chặt chẽ
với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Địa Chính - Nhà Đất trên tinh thần hợp
tác, cộng đồng trách nhiệm để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ được giao.
13.2/ Đối với các đơn vị thuộc ngành
ở cấp địa phương.
Việc thu thập, quản lý tài liệu Địa
chính - Nhà đất ở cấp Quận - Huyện do phòng Quản lý đô thị, phòng Địa chính thực
hiện; phân công một cán bộ phụ trách. Viên chức này được bồi dưỡng về Lưu trữ
và tin học ứng dụng, chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của Trung tâm Thông tin Lưu trữ
Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố. Hằng năm quận, huyện có trách nhiệm nộp
hồ sơ Lưu trữ về Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành
phố theo phân cấp quản lý.
Chương VI
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 14. Tổ chức, cá nhân
có thành tích trong việc thực hiện các quy định trong quy chế này thì được khen
thưởng theo quy định chung của Nhà nước. Người nào vi phạm, tùy theo mức độ nặng,
nhẹ mà xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
Điều 15. Quy chế tổ chức
hoạt động của Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố
gồm 6 chương 15 điều. Căn cứ quy chế này, Giám đốc Sở Địa Chính - Nhà Đất Thành
phố, Giám đốc Trung tâm Thông tin Lưu trữ Tư liệu Địa chính - Nhà đất Thành phố
chịu trách nhệm triển khai, sắp xếp tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự của Trung tâm
Lưu trữ phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày
ký. Trong quá trình thực hiện, nếu cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp, Giám đốc
Sở Địa Chính - Nhà Đất Thành phố và các ngành chức năng trình Ủy ban nhân dân
thành phố xem xét quyết định./.
ỦY
BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ
