Kế hoạch 42/KH-UBND thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 do tỉnh Bắc Kạn ban hành

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022

Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”; Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay. Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Tăng cường quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thống nhất, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ thường xuyên

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

a) Tổ chức triển khai, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức, nhất là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

b) Ban hành sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản quản lý phù hợp với quy định^[1].

c) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đúng quy định tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

d) Rà soát việc bố trí, cải tạo, xây dựng, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ. Bố trí, phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công tác.

đ) Thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; thu thập, chỉnh lý; bảo quản; thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g) Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

h) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn theo quy định báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

i) Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

k) Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, việc xây dựng dự toán kinh phí căn cứ quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Điều 39 Luật Lưu trữ. Quan tâm bố trí kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử; chỉnh lý tài liệu để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tập trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau:

a) Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, xử lý tài liệu tồn đọng; thực hiện nghiêm việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định để tránh tồn đọng và tái tồn đọng sau khi đã thực hiện chỉnh lý theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 06/8/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

b) Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đồ án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

3. Quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

KẾ HOẠCH

THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2022

Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ; Quyết định số 2194/QĐ-TTg ngày 24/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình “Công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền đất nước”; Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 với những nội dung sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ nhằm phục vụ tốt hơn công tác chỉ đạo điều hành, nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc, đáp ứng yêu cầu công tác cải cách hành chính hiện nay. Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức; trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức trong thực hiện quy định về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Yêu cầu

- Tăng cường quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh, từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ hoạt động thống nhất, hiệu quả và theo đúng quy định của pháp luật.

- Các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị và triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ theo kế hoạch đề ra.

II. NỘI DUNG NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ thường xuyên

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

a) Tổ chức triển khai, phổ biến, tập huấn các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức, nhất là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

b) Ban hành sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu và các văn bản quản lý phù hợp với quy định^[1].

c) Tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện đúng quy định tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc.

d) Rà soát việc bố trí, cải tạo, xây dựng, nâng cấp kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích bảo quản tài liệu lưu trữ. Bố trí, phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ phù hợp, đáp ứng được yêu cầu công tác.

đ) Thực hiện tốt các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Quản lý văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; thu thập, chỉnh lý; bảo quản; thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

e) Phối hợp với Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh trong việc thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g) Bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.

h) Nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn theo quy định báo cáo thống kê ngành Nội vụ.

i) Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.

k) Bố trí kinh phí thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, việc xây dựng dự toán kinh phí căn cứ quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ; Điều 39 Luật Lưu trữ. Quan tâm bố trí kinh phí đầu tư thiết bị phục vụ quản lý tài liệu điện tử; chỉnh lý tài liệu để giải quyết dứt điểm tài liệu lưu trữ tồn đọng.

2. Nhiệm vụ trọng tâm

Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức tập trung chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm sau:

a) Xây dựng kế hoạch chỉnh lý, xử lý tài liệu tồn đọng; thực hiện nghiêm việc lập, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định để tránh tồn đọng và tái tồn đọng sau khi đã thực hiện chỉnh lý theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 09/CT-UBND ngày 06/8/2021 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn.

b) Tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/02/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh về triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đồ án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025”.

3. Quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

Ngoài các nội dung nhiệm vụ thường xuyên và nhiệm vụ trọng tâm công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Ban Thi đua - Khen thưởng, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ được giao. Trong đó, tập trung các nhiệm vụ:

a) Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý với nhiều hình thức như: Giới thiệu văn bản; tổ chức hội nghị; viết tin, bài trên Cổng Thông tin điện tử Sở Nội vụ.

b) Nghiên cứu tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ để áp dụng thống nhất tại các cơ quan, tổ chức; tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ mới ban hành (nếu có).

c) Thực hiện kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật và các văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

d) Xây dựng kế hoạch, chương trình tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Phối hợp, hỗ trợ các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác tập huấn, triển khai, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; chỉnh lý tài liệu và các quy định mới về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

đ) Thực hiện công tác quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật: Thực hiện cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo quy định (nếu có); tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý tổ chức, cá nhân hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định.

e) Đẩy nhanh tiến độ tham mưu thực hiện Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; Chương trình công bố tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.

g) Đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Kiểm tra, thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

h) Rà soát, điều chỉnh Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

i) Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong tra cứu tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Tăng cường giới thiệu, quảng bá các nguồn tài liệu hiện đang được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đến công chúng.

k) Trang bị trang thiết bị đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các sở, ban, ngành, các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; tổ chức Quỹ, Hội được giao biên chế; doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh; cơ quan Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố căn cứ nội dung kế hoạch này, chủ động triển khai xây dựng kế hoạch và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 đảm bảo đúng quy định, hiệu quả.

2. Viễn thông Bắc Kạn có trách nhiệm hoàn thiện phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh để các cơ quan, tổ chức thực hiện hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao, đồng thời theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 theo nội dung Kế hoạch này.

Trên đây là Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2022, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các cơ quan, tổ chức liên quan nghiêm túc tổ chức, thực hiện./.