Hướng dẫn 243/NHCS-TD năm 2009 về quy trình phát hành Sổ vay vốn và Biên lai thu lãi tiền vay do Ngân hàng Chính sách xã hội ban hành

HƯỚNG DẪN

QUY TRÌNH PHÁT HÀNH SỔ VAY VỐN VÀ PHÁT HÀNH BIÊN LAI THU LÃI TIỀN VAY

Thực hiện chủ trương cải cách thủ tục hành chính về nghiệp vụ tín dụng, Tổng giám đốc Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) hướng dẫn triển khai phát hành Sổ vay vốn thay thế cho các loại giấy nhận nợ và phát hành Biên lai thu lãi trên phạm vi toàn quốc theo các nội dung cụ thể sau đây:

I. PHÁT HÀNH SỔ VAY VỐN

1. Phát hành Sổ vay vốn

1.1. Sổ vay vốn do NHCSXH phát hành thay thế cho các loại giấy nhận nợ của nhiều chương trình tín dụng khác nhau như: Sổ tiết kiệm và vay vốn hộ nghèo; Hợp đồng tín dụng và Khế ước nhận nợ.

1.2. Mỗi hộ gia đình vay vốn được NHCSXH cấp 01 Sổ vay vốn. Sổ vay vốn là Giấy nhận nợ của hộ gia đình khi vay vốn NHCSXH cho 01 hay nhiều chương trình tín dụng (nếu hộ vay vốn vay nhiều chương trình tín dụng) để theo dõi việc vay vốn, trả nợ và dư nợ tại NHCSXH.

1.3. Mỗi hộ vay vốn sẽ được cấp một mã số khách hàng ghi trên Sổ vay vốn. Mã số khách hàng được sử dụng trong suốt quá trình hộ vay vốn có quan hệ tín dụng với NHCSXH.

1.4. Đối với các khách hàng đã vay vốn đang sử dụng Sổ tiết kiệm và vay vốn hộ nghèo, khế ước nhận nợ… cũng đều phải thay thế đổi sang Sổ vay vốn mới.

2. Quy trình phát hành và đổi Sổ vay vốn

2.1. Phát hành mới: Người vay được phê duyệt vay vốn lần đầu sẽ được nhận Sổ vay vốn khi vay vốn. Người vay phải sử dụng Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (theo mẫu 01/TD đính kèm) để thay thế cho mẫu Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sản xuất, kinh doanh và Khế ước nhận nợ (mẫu 01/TD) trước đây.

2.2. Quy trình đổi sổ (thay thế các giấy nhận nợ cũ)

2.2.1. Ngân hàng in Danh sách người vay có dư nợ đến ngày gần nhất theo từng Tổ TK&VV (theo mẫu số 01/ĐS đính kèm, sau đây gọi tắt là Danh sách 01/ĐS). Danh sách 01/ĐS liệt kê dư nợ của từng người vay theo từng chương trình (có chương trình tin học hỗ trợ việc in này). Ngân hàng chuyển Danh sách 01/ĐS cho tổ chức Hội nhận ủy thác.

2.2.2. Tổ chức Hội cấp xã và Tổ TK&VV căn cứ vào Danh sách 01/ĐS, tiến hành rà soát, xác định theo hộ có 1, 2 hoặc nhiều chương trình tín dụng hoặc hộ vay một chương trình nhưng có nhiều người trong hộ đứng tên vay đang còn dư nợ để xác định tổng số tiền vay của hộ gia đình, làm cơ sở cấp Sổ vay vốn thay thế.

- Trường hợp phát hiện hộ vay một chương trình nhưng do từ 2 thành viên trở lên đứng tên vay (2 khoản vay thuộc một chương trình) hoặc một hộ vay nhiều chương trình do nhiều thành viên trong gia đình đứng tên vay và nhiều người thừa kế thì Tổ trưởng Tổ TK&VV thống nhất với các người vay trong hộ để chọn chủ hộ đại diện cho hộ gia đình đứng tên người vay, chọn người thừa kế trong Sổ vay vốn mới.

- Trường hợp, hộ chỉ có một người đứng tên vay vốn trên hồ sơ nhưng nay không còn (đã chết, mất tích,...) hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự thì Tổ TK&VV thống nhất với hộ chọn thành viên khác trong hộ đứng tên người vay, tên người thừa kế trong Sổ vay vốn mới theo hướng dẫn trên.

Tiếp theo, Tổ trưởng Tổ TK&VV ghi đầy đủ các thông tin mới vào Danh sách 01/ĐS. Người vay ký xác nhận nợ vào cột 10. Sau đó, Tổ trưởng Tổ TK&VV gửi Danh sách 01/ĐS cho Tổ chức Hội để tổ chức Hội gửi cho Ngân hàng.

- Trường hợp phát hiện có chênh lệch do: cá nhân (cán bộ Hội, Tổ trưởng Tổ TK&VV, cán bộ Ngân hàng, cán bộ UBND xã,..), tổ chức (Hội, UBND xã,...) lợi dụng xâm tiêu, vay ké, người vay không nhận nợ thì Ngân hàng chưa đổi Sổ. Ngân hàng phải phối hợp với các tổ chức chính trị -xã hội, Tổ TK&VV, UBND xã đối chiếu tìm nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm người sai phạm để thu hồi vốn. Trường hợp sai phạm nghiêm trọng, lập hồ sơ gửi cơ quan pháp luật. Ngân hàng chỉ đổi Sổ trong trường hợp người vay nhận nợ hoặc có đầy đủ bằng chứng xác nhận người vay đã nhận nợ.

- Trường hợp phát hiện hộ vay vốn không đúng đối tượng thụ hưởng chính sách thì phải lập danh sách riêng, không tiến hành đổi Sổ mà phải thu hồi vốn trước thời hạn. Đồng thời phải làm rõ trách nhiệm về việc cho vay sai đối tượng.

2.2.3. Ghi chép trên Sổ vay vốn khi đổi Sổ

a) Ngân hàng căn cứ Danh sách 01/ĐS đã được người vay ký nhận nợ và hồ sơ vay vốn để ghi chép đầy đủ các thông tin vào các vị trí quy định trên Sổ vay vốn.

- Trang bìa Sổ vay vốn (dùng cho hộ gia đình) phải ghi bằng bút bi để tránh bị nhòe.

- Mã khách hàng gồm 10 ký tự: TT.HH.XXZZZZ, trong đó:

+ TT là 2 ký tự mã tỉnh theo chương trình Thông tin báo cáo hiện hành của NHCSXH.

+ HH là 2 ký tự mã huyện do NHCSXH cấp tỉnh quy định cho từng huyện.

+ XX là 2 ký tự mã xã do NHCSXH nơi cho vay quy định.

+ ZZZZ là 4 ký tự lấy giá trị từ 0001 đến 9999 là số thứ tự khách hàng vay vốn trong từng xã.

Ví dụ: Khách hàng tại Hà Nội, quận Hoàn Kiếm, phường Hàng Bạc được đánh mã khách hàng như sau:

HƯỚNG DẪN

QUY TRÌNH PHÁT HÀNH SỔ VAY VỐN VÀ PHÁT HÀNH BIÊN LAI THU LÃI TIỀN VAY

Thực hiện chủ trương cải cách thủ tục hành chính về nghiệp vụ tín dụng, Tổng giám đốc Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) hướng dẫn triển khai phát hành Sổ vay vốn thay thế cho các loại giấy nhận nợ và phát hành Biên lai thu lãi trên phạm vi toàn quốc theo các nội dung cụ thể sau đây:

I. PHÁT HÀNH SỔ VAY VỐN

1. Phát hành Sổ vay vốn

1.1. Sổ vay vốn do NHCSXH phát hành thay thế cho các loại giấy nhận nợ của nhiều chương trình tín dụng khác nhau như: Sổ tiết kiệm và vay vốn hộ nghèo; Hợp đồng tín dụng và Khế ước nhận nợ.

1.2. Mỗi hộ gia đình vay vốn được NHCSXH cấp 01 Sổ vay vốn. Sổ vay vốn là Giấy nhận nợ của hộ gia đình khi vay vốn NHCSXH cho 01 hay nhiều chương trình tín dụng (nếu hộ vay vốn vay nhiều chương trình tín dụng) để theo dõi việc vay vốn, trả nợ và dư nợ tại NHCSXH.

1.3. Mỗi hộ vay vốn sẽ được cấp một mã số khách hàng ghi trên Sổ vay vốn. Mã số khách hàng được sử dụng trong suốt quá trình hộ vay vốn có quan hệ tín dụng với NHCSXH.

1.4. Đối với các khách hàng đã vay vốn đang sử dụng Sổ tiết kiệm và vay vốn hộ nghèo, khế ước nhận nợ… cũng đều phải thay thế đổi sang Sổ vay vốn mới.

2. Quy trình phát hành và đổi Sổ vay vốn

2.1. Phát hành mới: Người vay được phê duyệt vay vốn lần đầu sẽ được nhận Sổ vay vốn khi vay vốn. Người vay phải sử dụng Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sử dụng vốn vay (theo mẫu 01/TD đính kèm) để thay thế cho mẫu Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sản xuất, kinh doanh và Khế ước nhận nợ (mẫu 01/TD) trước đây.

2.2. Quy trình đổi sổ (thay thế các giấy nhận nợ cũ)

2.2.1. Ngân hàng in Danh sách người vay có dư nợ đến ngày gần nhất theo từng Tổ TK&VV (theo mẫu số 01/ĐS đính kèm, sau đây gọi tắt là Danh sách 01/ĐS). Danh sách 01/ĐS liệt kê dư nợ của từng người vay theo từng chương trình (có chương trình tin học hỗ trợ việc in này). Ngân hàng chuyển Danh sách 01/ĐS cho tổ chức Hội nhận ủy thác.

2.2.2. Tổ chức Hội cấp xã và Tổ TK&VV căn cứ vào Danh sách 01/ĐS, tiến hành rà soát, xác định theo hộ có 1, 2 hoặc nhiều chương trình tín dụng hoặc hộ vay một chương trình nhưng có nhiều người trong hộ đứng tên vay đang còn dư nợ để xác định tổng số tiền vay của hộ gia đình, làm cơ sở cấp Sổ vay vốn thay thế.

- Trường hợp phát hiện hộ vay một chương trình nhưng do từ 2 thành viên trở lên đứng tên vay (2 khoản vay thuộc một chương trình) hoặc một hộ vay nhiều chương trình do nhiều thành viên trong gia đình đứng tên vay và nhiều người thừa kế thì Tổ trưởng Tổ TK&VV thống nhất với các người vay trong hộ để chọn chủ hộ đại diện cho hộ gia đình đứng tên người vay, chọn người thừa kế trong Sổ vay vốn mới.

- Trường hợp, hộ chỉ có một người đứng tên vay vốn trên hồ sơ nhưng nay không còn (đã chết, mất tích,...) hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự thì Tổ TK&VV thống nhất với hộ chọn thành viên khác trong hộ đứng tên người vay, tên người thừa kế trong Sổ vay vốn mới theo hướng dẫn trên.

Tiếp theo, Tổ trưởng Tổ TK&VV ghi đầy đủ các thông tin mới vào Danh sách 01/ĐS. Người vay ký xác nhận nợ vào cột 10. Sau đó, Tổ trưởng Tổ TK&VV gửi Danh sách 01/ĐS cho Tổ chức Hội để tổ chức Hội gửi cho Ngân hàng.

- Trường hợp phát hiện có chênh lệch do: cá nhân (cán bộ Hội, Tổ trưởng Tổ TK&VV, cán bộ Ngân hàng, cán bộ UBND xã,..), tổ chức (Hội, UBND xã,...) lợi dụng xâm tiêu, vay ké, người vay không nhận nợ thì Ngân hàng chưa đổi Sổ. Ngân hàng phải phối hợp với các tổ chức chính trị -xã hội, Tổ TK&VV, UBND xã đối chiếu tìm nguyên nhân, làm rõ trách nhiệm người sai phạm để thu hồi vốn. Trường hợp sai phạm nghiêm trọng, lập hồ sơ gửi cơ quan pháp luật. Ngân hàng chỉ đổi Sổ trong trường hợp người vay nhận nợ hoặc có đầy đủ bằng chứng xác nhận người vay đã nhận nợ.

- Trường hợp phát hiện hộ vay vốn không đúng đối tượng thụ hưởng chính sách thì phải lập danh sách riêng, không tiến hành đổi Sổ mà phải thu hồi vốn trước thời hạn. Đồng thời phải làm rõ trách nhiệm về việc cho vay sai đối tượng.

2.2.3. Ghi chép trên Sổ vay vốn khi đổi Sổ

a) Ngân hàng căn cứ Danh sách 01/ĐS đã được người vay ký nhận nợ và hồ sơ vay vốn để ghi chép đầy đủ các thông tin vào các vị trí quy định trên Sổ vay vốn.

- Trang bìa Sổ vay vốn (dùng cho hộ gia đình) phải ghi bằng bút bi để tránh bị nhòe.

- Mã khách hàng gồm 10 ký tự: TT.HH.XXZZZZ, trong đó:

+ TT là 2 ký tự mã tỉnh theo chương trình Thông tin báo cáo hiện hành của NHCSXH.

+ HH là 2 ký tự mã huyện do NHCSXH cấp tỉnh quy định cho từng huyện.

+ XX là 2 ký tự mã xã do NHCSXH nơi cho vay quy định.

+ ZZZZ là 4 ký tự lấy giá trị từ 0001 đến 9999 là số thứ tự khách hàng vay vốn trong từng xã.

Ví dụ: Khách hàng tại Hà Nội, quận Hoàn Kiếm, phường Hàng Bạc được đánh mã khách hàng như sau:

- Trường hợp, một chương trình tín dụng có dư nợ theo 2 hoặc 3 mức lãi suất cho vay khác nhau thì phần mang sang Sổ vay vốn mới phải ghi riêng vào từng dòng theo từng mức lãi suất (xem ghi mẫu đính kèm).

b) Trường hợp, người vay nhiều chương trình thì mỗi chương trình được theo dõi trang riêng theo thứ tự bậc thang trong Sổ vay vốn.

- Từng trang chương trình phải ghi đầy đủ tên và các thông tin của chương trình.

- Mép bên phải của bậc thang trong Sổ vay vốn ghi mã số chương trình. Các chương trình được mã hóa như sau:

- Riêng cho vay các chương trình, dự án nước ngoài thì được chuyển đổi ghi vào 01 trang dùng chung mã số 09, gồm: dự án phát triển ngành Lâm nghiệp (tại 4 tỉnh miền Trung), dự án toàn dân tham gia quản lý nguồn lực tỉnh Tuyên Quang (IFAD), dự án đa dạng hóa thu nhập nông thôn tỉnh Tuyên Quang (RIDP), dự án bảo vệ và phát triển những vùng đất ngập nước ven biển miền Nam Việt Nam (CWPD), dự án nâng cao chất lượng cuộc sống của phụ nữ nghèo thông qua chương trình tài chính vi mô (UNILEVER).

Trường hợp, một hộ có từ 2 chương trình, dự án cho vay bằng nguồn vốn nước ngoài trở lên thì mỗi dự án ghi một dòng như đối với trường hợp một chương trình có 2 mức lãi suất cho vay khác nhau.

c) Sau khi hoàn tất việc ghi chép các nội dung trên Sổ vay vốn, cán bộ Ngân hàng được phân công kiểm tra lại các yếu tố, sự khớp đúng số dư nợ trên Sổ vay vốn mới với các Giấy nhận nợ cũ và sao kê dư nợ tại Ngân hàng, ký xác nhận vào cột 10 phần theo dõi từng chương trình (Cột 10 được thiết kế do kế toán ký khi khách hàng có giao dịch, nhưng trường hợp đổi sổ thì cán bộ được phân công đổi sổ ký) và trình Tổ trưởng (Trưởng phòng) Tín dụng.

d) Tổ trưởng (Trưởng phòng) Tín dụng kiểm soát lại và ký tên vào Sổ vay vốn; trình Giám đốc ký, đóng dấu và chuyển Sổ vay vốn (cả Sổ dùng cho hộ gia đình và Sổ Ngân hàng lưu giữ) cho Tổ trưởng Tổ TK&VV để lấy chữ ký người vay, người thừa kế vào các vị trí quy định trên Sổ vay vốn. Sau đó, Tổ trưởng Tổ TK&VV trả lại Sổ vay vốn (dùng cho hộ gia đình) cho người vay lưu giữ và giao cho Ngân hàng Sổ vay vốn (Ngân hàng lưu giữ) kèm các Giấy nhận nợ cũ để thực hiện lưu giữ và theo dõi theo quy định hiện hành.

2.2.4. Sao kê dư nợ theo hộ và sắp xếp hồ sơ vay vốn

a) Sau khi hoàn tất việc đổi Sổ vay vốn, Ngân hàng tiến hành kiểm tra lại bằng cách sao kê dư nợ theo hộ vay, đối chiếu số dư nợ với Sổ vay vốn (Ngân hàng lưu giữ) đảm bảo sự khớp đúng.

b) Thực hiện việc sắp xếp hồ sơ cho vay theo quy định của Tổng giám đốc tại Văn bản số 245 NHCS-KT ngày 18/02/2009 về việc sắp xếp, lưu giữ hồ sơ cho vay sau khi đổi Sổ vay vốn, gồm: hồ sơ cho vay mới, hồ sơ đổi Sổ vay vốn: Danh sách 01/ĐS và các Giấy nhận nợ cũ.

II. PHÁT HÀNH BIÊN LAI THU LÃI VÀ QUY TRÌNH SỬ DỤNG BIÊN LAI THU LÃI.

1. Biên lai thu lãi

1.1. Biên lai là chứng từ thu tiền dùng để thu tiền lãi, sử dụng trong trường hợp Ngân hàng ủy nhiệm cho Tổ TK&VV thu lãi của người vay. Biên lai thu lãi do ngân hàng in theo mẫu thống nhất có 01 liên được người vay lưu giữ.

1.2. Biên lai thu lãi dùng để thu lãi theo tháng. Mỗi tháng in 01 Biên lai thu lãi có đầy đủ nội dung: Họ tên người vay, mã khách hàng, địa chỉ, số tiền lãi phải thu gồm các chương trình của từng hộ gia đình. Việc thu lãi thống nhất được tính tròn tháng (30 ngày).

2. Quy trình sử dụng Biên lai thu lãi

2.1. Tại Ngân hàng nơi cho vay

a) Trước ngày đi trực giao dịch cố định tại xã, Ngân hàng nơi cho vay in Biên lai thu lãi đến từng người vay theo mẫu số 01A/BL đính kèm (sau đây gọi tắt là Biên lai mẫu 01A) kèm Bảng kê lãi phải thu và lãi thực thu theo mẫu số 13/TD đính kèm (sau đây gọi tắt là Bảng kê mẫu 13) để giao cho Tổ trưởng Tổ TK&VV khi giao dịch tại xã. Trường hợp cần thiết có thể thực hiện việc in Biên lai thu lãi tại điểm giao dịch. Bảng kê mẫu 13 có in sẵn số tiền lãi phải thu hàng tháng và số lãi tồn đọng đến từng người vay để cung cấp cho Tổ trưởng Tổ TK&VV.

- Khi đi giao dịch tại điểm giao dịch hàng tháng tại xã thì phải thực hiện thu lãi của tháng trước, đồng thời giao lại cho Tổ trưởng Tổ TK&VV Biên lai thu lãi của tháng sau liền kề.

- Đối với lãi tồn đọng: Ngân hàng in và giao cho Tổ TK&VV một lượng Biên lai thu lãi theo mẫu số 01B/BL đính kèm (sau đây gọi tắt là Biên lai mẫu 01B). Khi Tổ sử dụng hết số lượng Biên lai này thì được Ngân hàng cấp tiếp. Khác với Biên lai mẫu số 01A, Biên lai mẫu 01B chưa ghi số tiền phải thu. Khi thu được tiền, Tổ trưởng mới ghi số tiền lãi thu được vào Biên lai.

b) Phương pháp tính lãi để in Biên lai mẫu 01A: được thực hiện theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp 1: tính đến ngày giao dịch cố định tại xã (từ ngày giao dịch cố định tháng này đến ngày giao dịch cố định tháng sau).

Để thực hiện phương pháp này, tháng đầu tiên áp dụng Biên lai thu lãi, Biên lai thu lãi được in theo số lãi tính từ ngày giao dịch cố định tháng này đến ngày giao dịch cố định của tháng sau để giao cho Tổ trưởng Tổ TK&VV thu lãi. Số lãi chưa thu kể từ ngày giao dịch cố định kỳ này trở về trước sẽ không in Biên lai mẫu 01A mà được in vào Bảng kê mẫu 13 và sử dụng Biên lai mẫu 01B để thu.

- Phương pháp 2: tính đến ngày cuối cùng của tháng dương lịch (từ ngày 01 đến ngày 30 hàng tháng. Trường hợp, tháng có 31 ngày hoặc ít hơn 30 ngày thì đều được tính 30 ngày).

Để thực hiện phương pháp này, việc xử lý Biên lai tháng đầu tiên áp dụng Biên lai thu lãi tương tự như phương pháp 1 nêu trên.

- Phương pháp 3: tính theo ngày người vay nhận nợ (từ ngày nhận nợ tháng này đến ngày đó tháng sau nhưng tối đa đến ngày giao dịch cố định).

Để thực hiện phương pháp này, tháng đầu tiên áp dụng Biên lai thu lãi, Biên lai thu lãi được in theo số lãi tính từ ngày nhận nợ của tháng trước đến ngày nhận nợ của tháng này trước ngày đi giao dịch cố định tại (không thu lãi trước của người vay). Số lãi chưa thu trước ngày áp dụng Biên lai thu lãi được sử dụng Biên lai mẫu 01B để thu như phương pháp 1 nêu trên.

Lưu ý: Đối với chương trình cho vay HSSV và các chương trình chưa thu lãi trong thời gian ân hạn, số tiền lãi in trên biên lai được tính theo nguyên tắc: Tổng số lãi phải trả trong thời gian ân hạn được phân bổ đều cho các tháng phải trả nợ để tính ra số tiền lãi phải trả hàng tháng.

c) Khi Tổ trưởng Tổ TK&VV nộp tiền lãi thu được cho Ngân hàng tại điểm giao dịch, cán bộ Ngân hàng phải căn cứ vào Bảng kê mẫu 13 để thu lãi theo quy định và trả lại cho Tổ trưởng Tổ TK&VV 01 liên phiếu thu kèm Bảng kê thu lãi mẫu số 12/TD và Bảng kê mẫu 13.

2.2. Thủ tục giao nhận Biên lai thu lãi: Ngân hàng nơi cho vay giao trực tiếp Biên lai thu lãi cho Tổ trưởng Tổ TK&VV. Khi giao nhận Biên lai phải theo dõi vào Sổ giao nhận Biên lai thu lãi, ký xác nhận cụ thể về số lượng và từng loại Biên lai (theo mẫu Sổ giao nhận biên lai đính kèm).

2.3. Tại Tổ TK&VV

a) Căn cứ vào số tiền lãi phải thu của người vay đã được in sẵn trên Biên lai mẫu 01A, Tổ trưởng Tổ TK&VV thực hiện thu tiền và ký, ghi rõ họ tên vào Biên lai khi đã thu đủ số tiền in trên Biên lai.

- Trường hợp người vay không nộp đúng số tiền đã in trên Biên lai thì Tổ trưởng Tổ TK&VV lập Biên lai mẫu 01B ghi số tiền lãi người vay thực nộp vào Biên lai. Trường hợp, người vay chưa có tiền trả lãi thì Biên lai mẫu 01A được sử dụng để thu vào các tháng tiếp theo.

- Trường hợp người vay nộp lãi tồn đọng thì Tổ trưởng Tổ TK&VV lập Biên lai mẫu 01B ghi số tiền lãi tồn đọng người vay thực nộp vào Biên lai.

Tiếp theo, Tổ trưởng Tổ TK&VV ghi số tiền lãi thực thu vào Bảng kê 13, trong đó số lãi thu bằng tiền mặt được ghi vào cột số 10 và số lãi thu bằng tiền gửi tiết kiệm (chuyển khoản) thì ghi vào cột số 11.

Sau đó, Tổ trưởng Tổ TK&VV trả Biên lai cho người nộp tiền lưu giữ, đồng thời yêu cầu người nộp tiền ký xác nhận vào cột 12 trên Bảng kê mẫu 13 và cột 8 mẫu số 01 “Bảng kê thu, chi tiền gửi tiết kiệm” ban hành kèm theo Văn bản số 244/NHCS-KH ngày18/02/2009 của Tổng giám đốc “Hướng dẫn nghiệp vụ huy động tiền gửi tiết kiệm của người nghèo thông qua Tổ TK&VV” nếu thu lãi bằng chuyển khoản từ tiền gửi tiết kiệm.

Lưu ý: Tổ trưởng tổ TK&VV không được ghi số tiền lãi thu được vào Sổ vay vốn (dùng cho hộ gia đình).

b) Khi nộp tiền lãi cho Ngân hàng tại điểm giao dịch, Tổ trưởng Tổ TK&VV phải mang theo Bảng kê mẫu 13 để làm căn cứ cho cán bộ Ngân hàng thực hiện thu lãi theo quy định hiện hành.

c) Tổ TK&VV lưu giữ Bảng kê mẫu 13 và Bảng kê mẫu 12/TD sắp xếp theo thứ tự thời gian. Bảng kê mẫu 13 được sử dụng để theo dõi thay thế cho Sổ theo dõi cho vay - thu nợ - dư nợ theo mẫu số 13/TD trước đây.

d) Trường hợp Tổ trưởng Tổ TK&VV đánh mất Biên lai mẫu 01A khi chưa thu tiền lãi của người vay thì được sử dụng Biên lai mẫu 01B thay thế và người đánh mất Biên lai phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu bị kẻ gian lợi dụng.

2.4. Đối với người vay

Người vay khi đã trả lãi tiền vay thì phải lưu giữ Biên lai thu lãi để làm cơ sở chứng minh cho số tiền lãi đã nộp cho Tổ trưởng Tổ TK&VV.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Việc phát hành Sổ vay vốn và Biên lai thu lãi là một chủ trương lớn nhằm từng bước cải cách thủ tục hành chính và đảm bảo chặt chẽ trong quản lý, nhằm ngăn chặn các tiêu cực có thể xảy ra. Công việc này đã được chuẩn bị và chủ động từ năm 2007 - 2008 từ việc củng cố Tổ TK&VV, tổ chức giao dịch tại xã theo đúng văn bản số 1617/NHCS-TD ngày 28/8/2007 v/v nâng cao chất lượng tín dụng và văn bản số 2064A/NHCS-TD ngày 22/4/2007 về việc hướng dẫn tổ chức và hoạt động của Tổ giao dịch lưu động tại xã. Việc đổi Sổ vay vốn cũng đồng thời là đợt kiểm kê và đối chiếu nợ. Yêu cầu Giám đốc các cấp Ngân hàng phải nghiêm túc tổ chức thực hiện.

1. Thành lập Ban chỉ đạo các cấp (Cấp TW, cấp tỉnh), cử cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ ở cấp TW, cấp tỉnh về chỉ đạo thực hiện tại Ngân hàng cơ sở quận, huyện. Báo cáo Ban đại diện HĐQT các cấp, công khai đến người dân, Tổ TK&VV, các tổ chức chính trị - xã hội và chính quyền cấp xã; có hình thức kiểm tra, kiểm tra chéo việc kiểm kê nợ trước khi đổi sổ nhằm phát hiện và sửa sai ngay các sai phạm trong việc sử dụng vốn vay.

2. Tổ chức tập huấn quy trình đổi Sổ vay vốn và sử dụng Biên lai thu lãi cho cán bộ Hội cấp xã làm ủy thác và 100% Tổ TK&VV. Phối hợp với các tổ chức chính trị- xã hội, các Tổ TK&VV phổ biến nội dung này đến các tổ viên, triển khai thực hiện việc đổi Sổ vay vốn và thu, nộp lãi theo tháng.

3. Việc phát hành Sổ vay vốn cho các đối tượng mới vay lần đầu và phát hành Sổ vay vốn để đổi các Giấy nhận nợ cũ được tiến hành đồng thời để không gây ách tắc cho công tác giao dịch (giải ngân, thu nợ, thu lãi). Đối với các xã (phường) thực hiện đổi Sổ sau thì phát hành Sổ vay vốn cho các khách hàng vay lần đầu, còn các khách hàng cũ vẫn giao dịch bình thường trên các Giấy nhận nợ cũ cho đến khi đổi sang Sổ vay vốn mới.

4. Danh sách người vay có dư nợ (mẫu số 01/ĐS) được in theo từng Tổ TK&VV. Căn cứ vào tình hình thực tế để in Danh sách mẫu số 01/ĐS này theo nguyên tắc “làm đến đâu, in đến đó” để hạn chế việc sai lệch về nợ vay của từng hộ.

5. Thông báo đến các tổ chức hội, đoàn thể về việc sử dụng Biên lai thu lãi làm chứng từ phản ánh mối quan hệ giao dịch về thu lãi cho vay của Tổ TK&VV với người vay là tổ viên của Tổ và từ nay việc thu lãi đều phải thực hiện theo tháng.

6. Điều kiện và phương tiện làm việc: Mỗi ngân hàng cấp huyện sẽ được trang bị bổ sung 01 máy in dùng để in Biên lai thu lãi hàng tháng. Hội sở chính in Sổ vay vốn (Phương pháp hạch toán chi phí Sổ vay vốn, Tổng giám đốc sẽ có hướng dẫn sau).

7. Do thực hiện việc đổi Sổ vay vốn nên việc công khai Danh sách hộ vay vốn được chuyển từ công khai theo chương trình sang công khai theo hộ vay. Hàng tháng, Ngân hàng nơi cho vay thực hiện công khai Danh sách hộ vay vốn theo mẫu số 01/CK đính kèm. Mẫu này thay thế mẫu công khai Danh sách hộ vay vốn quy định tại tiết c điểm 3.3 mục I Văn bản số 2064A/NHCS-TD ngày 22/4/2007. Danh sách hộ vay vốn được lập 01 liên theo từng Tổ TK&VV để công khai tại xã. Tổ trưởng Tổ TK&VV căn cứ vào Danh sách này để đôn đốc người vay trả nợ đến hạn, quá hạn.

8. Việc đổi Sổ vay vốn phải hoàn thành trước 30/8/2009. Trong thời gian triển khai công việc này, định kỳ trước ngày 05 hàng tháng, NHCSXH các tỉnh, thành phố gửi Hội sở chính Báo cáo tiến độ thực hiện đổi Sổ vay vốn và phát hành Biên lai thu lãi (theo mẫu đính kèm) bằng đường truyền Fastnet theo địa chỉ BCTD đổi Sổ mã tỉnh.xls; kỳ báo cáo đầu tiên được lập vào ngày 05/5/2009 để báo cáo kết quả thực hiện từ đầu đến ngày 30/4/2009).

9. Văn bản này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế cho các văn bản liên quan đến việc hướng dẫn thí điểm việc đổi Sổ vay vốn và sử dụng Biên lai thu lãi tại chi nhánh NHCSXH Thái Bình, Lai Châu, Hà Nội và các nội dung khác trái với quy định tại văn bản này.

Nhận được văn bản này, yêu cầu Giám đốc chi nhánh NHCSXH các tỉnh, thành phố báo cáo Ban đại diện Hội đồng quản trị cấp tỉnh, cấp huyện và thông báo cho các tổ chức chính trị - xã hội nhận ủy thác biết để cùng phối hợp thực hiện. Nếu có vướng mắc, báo cáo Tổng giám đốc xem xét, giải quyết./.