Công văn 412/CT-TTHT năm 2020 hướng dẫn về miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử và miễn đóng dấu trên hóa đơn điện tử, miễn chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành

Kính gửi: Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế
(Địa chỉ: Km số 29, Quốc lộ 6, xã Trường Yên, H. Chương Mỹ, TP. Hà Nội - MST: 0500463609)

Trả lời công văn số Công văn số 30/2019/IDP ngày 21/11/2019 của Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế (Mã số thuế: 0500463609 (sau đây gọi là Công ty) đề nghị miễn chữ ký người mua trên hóa đơn điện tử và miễn đóng dấu trên hóa đơn điện tử, miễn chữ ký điện tử trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót, Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định:

+ Tại Điều 35 quy định hiệu lực thi hành như sau:

“1. Nghị định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

…

3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

Căn cứ Khoản 2, Điều 27 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

+ Tại Điều 27 hướng dẫn xử lý chuyển tiếp

“2. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đăng ký, sử dụng, tra cứu và chuyển dữ liệu lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và theo hướng dẫn tại Thông tư này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP”.

- Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hướng dẫn như sau:

+ Tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 3 hướng dẫn:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.”

+ Tại điểm e Khoản 1, Khoản 2 Điều 6 hướng dẫn về hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

…

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

+ Tại Điều 9 hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:

“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

+ Tại Điều 12 quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

- Thực hiện theo hướng dẫn tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử hướng dẫn:

“…trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể và Điều kiện đáp ứng của doanh nghiệp để hướng dẫn việc miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử.”

Căn cứ theo quy định và hướng dẫn nêu trên, Cục thuế TP Hà Nội trả lời nguyên tắc như sau:

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực kể từ ngày 01/11/2018, Thông tư số 68/2019/TT-BTC có hiệu lực kể từ ngày 14/11/2018. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo Công ty chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì Công ty vẫn áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành. Theo đó:

1. Về miễn chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì Công ty lập hóa đơn theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (trừ trường hợp người mua là đơn vị kế toán thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn).

2. Về việc miễn chữ ký của người đại diện pháp luật và tiêu thức dấu của người bán trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

- Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

- Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

3. Về việc ký bằng tay trên văn bản thỏa thuận khi phát hiện sai sót trong quá trình lập hóa đơn điện tử

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Trường hợp người mua không có chữ ký điện tử thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận bằng giấy ghi rõ sai sót có chữ ký của người bán và người mua.

Trong quá trình thực hiện, nếu còn vướng mắc đề nghị Công ty liên hệ Phòng Thanh tra - Kiểm tra thuế số 1 để được hướng dẫn.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty Cổ phần Sữa Quốc tế được biết và thực hiện./.