Công văn 317/CCTTHC về hướng dẫn biện pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính do Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ ban hành

Nhằm bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu đơn giản hóa tối thiểu 30% các quy định về thủ tục hành chính theo đúng chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại công văn số 5566/TCCV-VPCP ngày 30 tháng 8 năm 2009, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Tổ công tác chuyên trách) đề nghị các đồng chí quan tâm chỉ đạo thực hiện những biện pháp cụ thể sau:

1. Thực hiện nghiêm túc chỉ tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính

Giao chỉ tiêu kiến nghị đơn giản hóa tối thiểu 30% các quy định về thủ tục hành chính tới từng đơn vị trực tiếp rà soát thủ tục hành chính của bộ, ngành, địa phương. Đồng thời, yêu cầu Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương không tiếp nhận kết quả rà soát thủ tục hành chính của những đơn vị không đạt chỉ tiêu được giao, rà soát hình thức và yêu cầu rà soát lại cho đến khi đạt chỉ tiêu. Kết quả đơn giản hóa được tính bằng số thủ tục hành chính được kiến nghị đơn giản hóa trên tổng số thủ tục hành chính thuộc phạm vi rà soát.

Nhằm đạt được mục tiêu trên, đề nghị các bộ, ngành, địa phương thực hiện nghiêm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc gắn công tác thi đua, khen thưởng, bổ nhiệm, đề bạt cán bộ với việc thực hiện đề án 30.

2. Áp dụng các giải pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính

Chỉ đạo các đơn vị trực tiếp rà soát thủ tục hành chính nghiên cứu áp dụng các giải pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính dưới đây nhằm xây dựng các phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính có chất lượng, thực sự tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân và tổ chức. Cụ thể là:

- Loại bỏ các thủ tục hành chính không cần thiết: là các thủ tục hành chính không có mục tiêu rõ ràng, không xác định được mục tiêu hoặc khi thực hiện không đạt được các mục tiêu đặt ra; các thủ tục hành chính không còn phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội hiện nay và yêu cầu quản lý trong tình hình mới;

- Hoàn thiện các thủ tục hành chính theo hướng sau:

+ Về trình tự thực hiện thủ tục hành chính: quy định cụ thể, rõ ràng thứ tự các bước thực hiện của một thủ tục hành chính trong quan hệ tương tác giữa cá nhân, tổ chức và cơ quan thực hiện.

+ Về thành phần hồ sơ: loại bỏ các loại giấy tờ không cần thiết, giấy tờ có nội dung thông tin trùng lặp; khuyến khích loại bỏ yêu cầu công chứng, chứng thực giấy tờ phải nộp; quy định rõ số lượng hồ sơ phải nộp; quy định rõ loại giấy tờ phải nộp, tránh quy định chung chung như “các giấy tờ khác có liên quan” hoặc “Hồ sơ hợp lệ”, “bản sao hợp lệ” …

+ Về cách thức thực hiện: khuyến khích áp dụng hình thức thực hiện qua mạng Internet, qua đường bưu điện.

+ Về thời hạn giải quyết: quy định rõ thời hạn giải quyết đối với các thủ tục hành chính hiện chưa xác định thời hạn giải quyết; khuyến khích áp dụng nguyên tắc “im lặng là đồng ý” và việc rút ngắn thời gian giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức.

+ Về đối tượng thực hiện: đối với những thủ tục hành chính là gánh nặng đối với cá nhân, tổ chức nhưng vì các lý do an ninh, an toàn, sức khỏe, môi trường vẫn cần tồn tại, đơn vị rà soát nghiên cứu hạn chế tối đa đối tượng bị ảnh hưởng của các thủ tục hành chính này; chỉ áp dụng đối với nhóm đối tượng có rủi ro cao hoặc quy mô lớn.

+ Về thời hạn có hiệu lực của kết quả của thủ tục hành chính: kéo dài tối đa thời hạn có hiệu lực của các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, v.v . là kết quả của thủ tục hành chính nhằm giảm tần suất phải thực hiện thủ tục hành chính, cũng như chi phí cho cá nhân, tổ chức.

+ Về mẫu đơn, tờ khai hành chính: loại bỏ các yêu cầu thông tin không cần thiết, không thực tiễn; cụ thể hóa các nội dung chưa rõ ràng; bỏ yêu cầu xác nhận đối với mẫu đơn, tờ khai; cho phép sử dụng mẫu đơn, tờ khai tải về từ các trang tin điện tử; sử dụng ngôn ngữ nước ngoài thích hợp đối với các mẫu đơn, tờ khai dành cho cá nhân, tổ chức nước ngoài; khuyến khích chia sẻ thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước thay vì yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp cùng một số nội dung thông tin cho nhiều cơ quan khác nhau.

+ Về yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính: loại bỏ các yêu cầu, điều kiện mâu thuẫn, chồng chéo với các yêu cầu, điều kiện khác; các yêu cầu, điều kiện không cần thiết hoặc được ban hành không đúng thẩm quyền; cụ thể hóa các yêu cầu, điều kiện hiện có theo các tiêu chí định lượng rõ ràng.

- Pháp lý hóa các thủ tục hành chính cần thiết, hợp lý nhưng chưa hợp pháp.

- Phân cấp thực hiện thủ tục hành chính trong điều kiện cho phép, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và giảm chi phí thời gian cho cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện thủ tục hành chính.

- Đề xuất các biện pháp thay thế thủ tục hành chính hiện có: chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm; xã hội hóa …

Bên cạnh việc thực hiện các giải pháp trên, các bộ, ngành, địa phương cần tránh việc đơn giản hóa thủ tục hành chính một cách hình thức, như việc kết hợp nhiều thủ tục hành chính một cách cơ học, chỉ giảm về số lượng thủ tục hành chính nhưng chi phí tuân thủ không thay đổi.

3. Tổ chức lấy ý kiến cá nhân, tổ chức

Giao Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương tổ chức lấy ý kiến của cá nhân và tổ chức đối với các quy định về thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của các bộ, ngành, địa phương nhằm phát hiện những bất cập, rào cản của thủ tục hành chính đối với cá nhân và tổ chức thông qua các biện pháp sau:

- Đăng tải 03 biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, mẫu đơn; tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính (3, 3a, 3b) và các hướng dẫn điền biểu mẫu này trên trang tin điện tử của bộ, ngành, địa phương kèm theo lời kêu gọi tham gia rà soát thủ tục hành chính của Lãnh đạo bộ, ngành, địa phương đối với các cá nhân và tổ chức. Các biểu mẫu 3 hiện có trên Trang tin điện tử thutuchanhchinh.vn (mục Hỗ trợ triển khai) của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ.

- Sau khi các đơn vị trực thuộc các bộ, ngành, địa phương hoàn thành việc điền biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, đối với những biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, mẫu đơn, tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính còn nhiều ý kiến khác nhau, Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương quét, chụp (scan) các biểu mẫu rà soát này và đăng tải trên trang tin điện tử của bộ, ngành, địa phương để lấy ý kiến phản hồi của cá nhân và tổ chức đối với các biểu mẫu đã điền trước khi tổng hợp đưa ra kết luận cuối cùng.

4. Đánh giá hiện trạng thủ tục hành chính tại các địa phương

Giao các vụ, cục, đơn vị trực thuộc truy cập cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính (dự kiến công bố giữa tháng 10 năm 2009) để đối chiếu, rà soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của bộ, ngành với các thủ tục hành chính được thực hiện tại 3 cấp chính quyền địa phương (thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý), nhằm bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ của các thủ tục hành chính này.

Nhằm bảo đảm hoàn thành chỉ tiêu đơn giản hóa tối thiểu 30% các quy định về thủ tục hành chính theo đúng chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại công văn số 5566/TCCV-VPCP ngày 30 tháng 8 năm 2009, Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Tổ công tác chuyên trách) đề nghị các đồng chí quan tâm chỉ đạo thực hiện những biện pháp cụ thể sau:

1. Thực hiện nghiêm túc chỉ tiêu đơn giản hóa thủ tục hành chính

Giao chỉ tiêu kiến nghị đơn giản hóa tối thiểu 30% các quy định về thủ tục hành chính tới từng đơn vị trực tiếp rà soát thủ tục hành chính của bộ, ngành, địa phương. Đồng thời, yêu cầu Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương không tiếp nhận kết quả rà soát thủ tục hành chính của những đơn vị không đạt chỉ tiêu được giao, rà soát hình thức và yêu cầu rà soát lại cho đến khi đạt chỉ tiêu. Kết quả đơn giản hóa được tính bằng số thủ tục hành chính được kiến nghị đơn giản hóa trên tổng số thủ tục hành chính thuộc phạm vi rà soát.

Nhằm đạt được mục tiêu trên, đề nghị các bộ, ngành, địa phương thực hiện nghiêm chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc gắn công tác thi đua, khen thưởng, bổ nhiệm, đề bạt cán bộ với việc thực hiện đề án 30.

2. Áp dụng các giải pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính

Chỉ đạo các đơn vị trực tiếp rà soát thủ tục hành chính nghiên cứu áp dụng các giải pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính dưới đây nhằm xây dựng các phương án đơn giản hóa thủ tục hành chính có chất lượng, thực sự tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân và tổ chức. Cụ thể là:

- Loại bỏ các thủ tục hành chính không cần thiết: là các thủ tục hành chính không có mục tiêu rõ ràng, không xác định được mục tiêu hoặc khi thực hiện không đạt được các mục tiêu đặt ra; các thủ tục hành chính không còn phù hợp với điều kiện kinh tế, xã hội hiện nay và yêu cầu quản lý trong tình hình mới;

- Hoàn thiện các thủ tục hành chính theo hướng sau:

+ Về trình tự thực hiện thủ tục hành chính: quy định cụ thể, rõ ràng thứ tự các bước thực hiện của một thủ tục hành chính trong quan hệ tương tác giữa cá nhân, tổ chức và cơ quan thực hiện.

+ Về thành phần hồ sơ: loại bỏ các loại giấy tờ không cần thiết, giấy tờ có nội dung thông tin trùng lặp; khuyến khích loại bỏ yêu cầu công chứng, chứng thực giấy tờ phải nộp; quy định rõ số lượng hồ sơ phải nộp; quy định rõ loại giấy tờ phải nộp, tránh quy định chung chung như “các giấy tờ khác có liên quan” hoặc “Hồ sơ hợp lệ”, “bản sao hợp lệ” …

+ Về cách thức thực hiện: khuyến khích áp dụng hình thức thực hiện qua mạng Internet, qua đường bưu điện.

+ Về thời hạn giải quyết: quy định rõ thời hạn giải quyết đối với các thủ tục hành chính hiện chưa xác định thời hạn giải quyết; khuyến khích áp dụng nguyên tắc “im lặng là đồng ý” và việc rút ngắn thời gian giải quyết công việc cho cá nhân, tổ chức.

+ Về đối tượng thực hiện: đối với những thủ tục hành chính là gánh nặng đối với cá nhân, tổ chức nhưng vì các lý do an ninh, an toàn, sức khỏe, môi trường vẫn cần tồn tại, đơn vị rà soát nghiên cứu hạn chế tối đa đối tượng bị ảnh hưởng của các thủ tục hành chính này; chỉ áp dụng đối với nhóm đối tượng có rủi ro cao hoặc quy mô lớn.

+ Về thời hạn có hiệu lực của kết quả của thủ tục hành chính: kéo dài tối đa thời hạn có hiệu lực của các loại giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, v.v . là kết quả của thủ tục hành chính nhằm giảm tần suất phải thực hiện thủ tục hành chính, cũng như chi phí cho cá nhân, tổ chức.

+ Về mẫu đơn, tờ khai hành chính: loại bỏ các yêu cầu thông tin không cần thiết, không thực tiễn; cụ thể hóa các nội dung chưa rõ ràng; bỏ yêu cầu xác nhận đối với mẫu đơn, tờ khai; cho phép sử dụng mẫu đơn, tờ khai tải về từ các trang tin điện tử; sử dụng ngôn ngữ nước ngoài thích hợp đối với các mẫu đơn, tờ khai dành cho cá nhân, tổ chức nước ngoài; khuyến khích chia sẻ thông tin giữa các cơ quan hành chính nhà nước thay vì yêu cầu cá nhân, tổ chức cung cấp cùng một số nội dung thông tin cho nhiều cơ quan khác nhau.

+ Về yêu cầu, điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính: loại bỏ các yêu cầu, điều kiện mâu thuẫn, chồng chéo với các yêu cầu, điều kiện khác; các yêu cầu, điều kiện không cần thiết hoặc được ban hành không đúng thẩm quyền; cụ thể hóa các yêu cầu, điều kiện hiện có theo các tiêu chí định lượng rõ ràng.

- Pháp lý hóa các thủ tục hành chính cần thiết, hợp lý nhưng chưa hợp pháp.

- Phân cấp thực hiện thủ tục hành chính trong điều kiện cho phép, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và giảm chi phí thời gian cho cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện thủ tục hành chính.

- Đề xuất các biện pháp thay thế thủ tục hành chính hiện có: chuyển từ tiền kiểm sang hậu kiểm; xã hội hóa …

Bên cạnh việc thực hiện các giải pháp trên, các bộ, ngành, địa phương cần tránh việc đơn giản hóa thủ tục hành chính một cách hình thức, như việc kết hợp nhiều thủ tục hành chính một cách cơ học, chỉ giảm về số lượng thủ tục hành chính nhưng chi phí tuân thủ không thay đổi.

3. Tổ chức lấy ý kiến cá nhân, tổ chức

Giao Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương tổ chức lấy ý kiến của cá nhân và tổ chức đối với các quy định về thủ tục hành chính thuộc phạm vi quản lý của các bộ, ngành, địa phương nhằm phát hiện những bất cập, rào cản của thủ tục hành chính đối với cá nhân và tổ chức thông qua các biện pháp sau:

- Đăng tải 03 biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, mẫu đơn; tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính (3, 3a, 3b) và các hướng dẫn điền biểu mẫu này trên trang tin điện tử của bộ, ngành, địa phương kèm theo lời kêu gọi tham gia rà soát thủ tục hành chính của Lãnh đạo bộ, ngành, địa phương đối với các cá nhân và tổ chức. Các biểu mẫu 3 hiện có trên Trang tin điện tử thutuchanhchinh.vn (mục Hỗ trợ triển khai) của Tổ công tác chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ.

- Sau khi các đơn vị trực thuộc các bộ, ngành, địa phương hoàn thành việc điền biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, đối với những biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính, mẫu đơn, tờ khai hành chính, yêu cầu hoặc điều kiện để thực hiện thủ tục hành chính còn nhiều ý kiến khác nhau, Tổ công tác thực hiện đề án 30 của bộ, ngành, địa phương quét, chụp (scan) các biểu mẫu rà soát này và đăng tải trên trang tin điện tử của bộ, ngành, địa phương để lấy ý kiến phản hồi của cá nhân và tổ chức đối với các biểu mẫu đã điền trước khi tổng hợp đưa ra kết luận cuối cùng.

4. Đánh giá hiện trạng thủ tục hành chính tại các địa phương

Giao các vụ, cục, đơn vị trực thuộc truy cập cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính (dự kiến công bố giữa tháng 10 năm 2009) để đối chiếu, rà soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của bộ, ngành với các thủ tục hành chính được thực hiện tại 3 cấp chính quyền địa phương (thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý), nhằm bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ của các thủ tục hành chính này.

5. Thống nhất cách thức đơn giản hóa thủ tục hành chính

Nhằm thống nhất cách hiểu, cách làm trong các đơn vị chịu trách nhiệm rà soát thủ tục hành chính, chỉ đạo Tổ công tác thực hiện đề án 30 của các bộ, ngành, địa phương sao gửi công văn này tới từng cán bộ chịu trách nhiệm điền biểu mẫu rà soát thủ tục hành chính của các đơn vị rà soát để nghiên cứu áp dụng các biện pháp đơn giản hóa thủ tục hành chính.