Công văn 316/THTK-HTKT năm 2020 về làm việc từ xa nhằm tăng cường công tác phòng, chống và ứng phó với dịch bệnh COVID-19 do Cục Tin học và Thống kê tài chính ban hành

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị làm việc tại Trụ sở cơ quan Bộ Tài chính.

Triển khai giải pháp kỹ thuật đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt tại tờ trình số 39/THTK-HTKT ngày 31/3/2020, Cục Tin học và Thống kê tài chính (THTK) thông báo cách thức sử dụng ứng dụng phục vụ công việc qua hình thức làm việc từ xa như sau:

1. Sử dụng ứng dụng Microsoft Teams phục vụ làm việc nhóm và họp trực tuyến từ xa

Cán bộ tại mỗi đơn vị có thể sử dụng phần mềm Microsoft Teams để trao đổi, thảo luận và họp trực tuyến qua kết nối internet.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Teams được nêu tại Phụ lục 1 của công văn này.

2. Sử dụng ứng dụng cơ bản (eDocTC, thư điện tử, chat nội bộ)

Máy tính cá nhân kết nối internet, từ trình duyệt Internet (ví dụ như: Internet explore/ Chrome/ Firefox) trên máy tính, cán bộ truy nhập vào các ứng dụng như sau:

- Đối với ứng dụng eDocTC: Đăng nhập vào địa chỉ https://edoctc.mof.gov.vn để sử dụng ứng dụng (Phụ lục 2: Hướng dẫn sử dụng ứng dụng eDocTC kèm theo công văn này).

- Đối với ứng dụng thư điện tử (email): Đăng nhập vào địa chỉ https://mail.mof.gov.vn, sử dụng tài khoản, mật khẩu hiện nay đang dùng tại cơ quan để đăng nhập vào ứng dụng email. Sau khi đăng nhập thành công, thực hiện thao tác gửi/nhận như làm việc trên máy tính tại cơ quan. Đối với những máy tính cá nhân do Cục THTK trang cấp, có cài đặt sẵn phần mềm thư điện tử outlook thì người dùng sử dụng phần mềm này để thể gửi/nhận thư điện tử.

- Đối với ứng dụng trao đổi thông tin nội bộ: Máy tính cá nhân sử dụng phần mềm Skype for business. Khi máy tính kết nối internet, sẽ sử dụng phần mềm như trên máy tính tại cơ quan. Trong trường hợp máy tính cá nhân chưa cài đặt phần mềm Skype for business thì liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK để được hỗ trợ cài đặt, sử dụng.

Đối với việc sử dụng ứng dụng email, chat nội bộ: Song song với việc sử dụng phần mềm trên máy tính cá nhân, trên điện thoại di động người dùng có thể cài đặt phần mềm Microsoft Outlook để dùng email và phần mềm Skype for Business để sử dụng ứng dụng chat nội bộ (hai phần mềm này được cài đặt từ kho ứng dụng App store đối với điện thoại Iphone, kho ứng dụng Google Play đối với điện thoại Android).

3. Sử dụng các ứng dụng nghiệp vụ chuyên ngành của đơn vị

Đề nghị đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, khối lượng, tính chất công việc và số lượng công chức, viên chức, người lao động của đơn vị để đăng ký danh sách cán bộ có nhu cầu sử dụng VPN phục vụ truy nhập từ xa vào ứng dụng nghiệp vụ tại cơ quan Bộ. Trong giai đoạn hiện nay, do giới hạn về số lượng bản quyền sử dụng dịch vụ VPN nên đề nghị mỗi đơn vị đăng ký tối đa 10 người sử dụng dịch vụ VPN và gửi danh sách cán bộ sử dụng VPN về Cục THTK theo đường công văn hoặc gửi tới địa chỉ email: hotrokythuat@mof.gov.vn. Trong giai đoạn tiếp theo, tùy theo tình hình thực tế, Cục THTK sẽ tổng hợp nhu cầu của các đơn vị và báo cáo Bộ cho phép mở rộng bản quyền sử dụng dịch vụ này.

Trong trường hợp cần kết nối vào các ứng dụng nghiệp vụ tại cơ quan, cán bộ thực hiện kết nối vào hệ thống VPN của Bộ tại địa chỉ https://vpn.mof.gov.vn với tài khoản và mật khẩu truy nhập là tài khoản, mật khẩu đang sử dụng để đăng nhập vào máy tính tại cơ quan

(Hướng dẫn sử dụng VPN được nêu tại Phụ lục 3, Danh sách các ứng dụng nội bộ và địa chỉ truy nhập được nêu tại Phụ lục 4 kèm theo công văn này).

- Lưu ý:      

+ Người dùng không truy nhập được các tệp trên ổ mạng (ổ F;P;Q;T) cũng như trên máy tính cá nhân tại cơ quan. Do đó, mỗi cán bộ phải chủ động trong trường hợp cần sử dụng tệp dữ liệu đang lưu trên ổ mạng cũng như trên máy tính cá nhân của mỗi cán bộ.

+ Máy tính cá nhân tại nhà khuyến nghị cài đặt bản vá bảo mật của HĐH (OS) và phải cài phần mềm diệt virus, phần mềm diệt virus được cập nhật thường xuyên. Trong trường hợp cần hỗ trợ, đề nghị cán bộ liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK để được cung cấp, hỗ trợ cài đặt phần mềm diệt virus trên máy tính cá nhân phục vụ việc kết nối VPN.

4. Hỗ trợ kỹ thuật

Trong quá trình làm việc, sử dụng ứng dụng, nếu cần hỗ trợ kỹ thuật, đề nghị liên hệ với đầu mối tiếp nhận, hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK:

- Email: hotrokythuat@mof.gov.vn

- Điện thoại liên hệ

+ Nếu làm việc tại Bộ liên hệ số máy lẻ: 2888

+ Nếu làm việc từ xa liên hệ số điện thoại: 024 22202828 - số máy lẻ: 2504.

- Thời gian hỗ trợ: từ 8h00 đến 17h00 các ngày làm việc.

Để đảm bảo việc tổ chức, triển khai công việc theo hình thức làm việc từ xa hiệu quả theo tinh thần chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Bộ, công văn này sẽ được Cục THTK gửi tới đơn vị qua các hình thức văn bản giấy, email, đăng trên cổng thông tin điện tử. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến tất cả CBCC trong đơn vị về việc tuân thủ triển khai công việc làm việc từ xa, trách nhiệm mỗi cá nhân trong việc nâng cao nhận thức an toàn an ninh thông tin khi sử dụng ứng dụng qua hình thức làm việc từ xa.

Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa sẽ thay đổi thói quen làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nên thời gian đầu có thể phát sinh những tình huống trong quá trình sử dụng ứng dụng, Cục THTK đề nghị các đơn vị phối hợp chặt chẽ với Cục THTK để triển khai công việc chung được thông suốt.

Cục THTK thông báo để các đơn vị nắm được thông tin, chủ động trong việc triển khai công việc tại đơn vị./.

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị làm việc tại Trụ sở cơ quan Bộ Tài chính.

Triển khai giải pháp kỹ thuật đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt tại tờ trình số 39/THTK-HTKT ngày 31/3/2020, Cục Tin học và Thống kê tài chính (THTK) thông báo cách thức sử dụng ứng dụng phục vụ công việc qua hình thức làm việc từ xa như sau:

1. Sử dụng ứng dụng Microsoft Teams phục vụ làm việc nhóm và họp trực tuyến từ xa

Cán bộ tại mỗi đơn vị có thể sử dụng phần mềm Microsoft Teams để trao đổi, thảo luận và họp trực tuyến qua kết nối internet.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm Microsoft Teams được nêu tại Phụ lục 1 của công văn này.

2. Sử dụng ứng dụng cơ bản (eDocTC, thư điện tử, chat nội bộ)

Máy tính cá nhân kết nối internet, từ trình duyệt Internet (ví dụ như: Internet explore/ Chrome/ Firefox) trên máy tính, cán bộ truy nhập vào các ứng dụng như sau:

- Đối với ứng dụng eDocTC: Đăng nhập vào địa chỉ https://edoctc.mof.gov.vn để sử dụng ứng dụng (Phụ lục 2: Hướng dẫn sử dụng ứng dụng eDocTC kèm theo công văn này).

- Đối với ứng dụng thư điện tử (email): Đăng nhập vào địa chỉ https://mail.mof.gov.vn, sử dụng tài khoản, mật khẩu hiện nay đang dùng tại cơ quan để đăng nhập vào ứng dụng email. Sau khi đăng nhập thành công, thực hiện thao tác gửi/nhận như làm việc trên máy tính tại cơ quan. Đối với những máy tính cá nhân do Cục THTK trang cấp, có cài đặt sẵn phần mềm thư điện tử outlook thì người dùng sử dụng phần mềm này để thể gửi/nhận thư điện tử.

- Đối với ứng dụng trao đổi thông tin nội bộ: Máy tính cá nhân sử dụng phần mềm Skype for business. Khi máy tính kết nối internet, sẽ sử dụng phần mềm như trên máy tính tại cơ quan. Trong trường hợp máy tính cá nhân chưa cài đặt phần mềm Skype for business thì liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK để được hỗ trợ cài đặt, sử dụng.

Đối với việc sử dụng ứng dụng email, chat nội bộ: Song song với việc sử dụng phần mềm trên máy tính cá nhân, trên điện thoại di động người dùng có thể cài đặt phần mềm Microsoft Outlook để dùng email và phần mềm Skype for Business để sử dụng ứng dụng chat nội bộ (hai phần mềm này được cài đặt từ kho ứng dụng App store đối với điện thoại Iphone, kho ứng dụng Google Play đối với điện thoại Android).

3. Sử dụng các ứng dụng nghiệp vụ chuyên ngành của đơn vị

Đề nghị đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ được giao, khối lượng, tính chất công việc và số lượng công chức, viên chức, người lao động của đơn vị để đăng ký danh sách cán bộ có nhu cầu sử dụng VPN phục vụ truy nhập từ xa vào ứng dụng nghiệp vụ tại cơ quan Bộ. Trong giai đoạn hiện nay, do giới hạn về số lượng bản quyền sử dụng dịch vụ VPN nên đề nghị mỗi đơn vị đăng ký tối đa 10 người sử dụng dịch vụ VPN và gửi danh sách cán bộ sử dụng VPN về Cục THTK theo đường công văn hoặc gửi tới địa chỉ email: hotrokythuat@mof.gov.vn. Trong giai đoạn tiếp theo, tùy theo tình hình thực tế, Cục THTK sẽ tổng hợp nhu cầu của các đơn vị và báo cáo Bộ cho phép mở rộng bản quyền sử dụng dịch vụ này.

Trong trường hợp cần kết nối vào các ứng dụng nghiệp vụ tại cơ quan, cán bộ thực hiện kết nối vào hệ thống VPN của Bộ tại địa chỉ https://vpn.mof.gov.vn với tài khoản và mật khẩu truy nhập là tài khoản, mật khẩu đang sử dụng để đăng nhập vào máy tính tại cơ quan

(Hướng dẫn sử dụng VPN được nêu tại Phụ lục 3, Danh sách các ứng dụng nội bộ và địa chỉ truy nhập được nêu tại Phụ lục 4 kèm theo công văn này).

- Lưu ý:      

+ Người dùng không truy nhập được các tệp trên ổ mạng (ổ F;P;Q;T) cũng như trên máy tính cá nhân tại cơ quan. Do đó, mỗi cán bộ phải chủ động trong trường hợp cần sử dụng tệp dữ liệu đang lưu trên ổ mạng cũng như trên máy tính cá nhân của mỗi cán bộ.

+ Máy tính cá nhân tại nhà khuyến nghị cài đặt bản vá bảo mật của HĐH (OS) và phải cài phần mềm diệt virus, phần mềm diệt virus được cập nhật thường xuyên. Trong trường hợp cần hỗ trợ, đề nghị cán bộ liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK để được cung cấp, hỗ trợ cài đặt phần mềm diệt virus trên máy tính cá nhân phục vụ việc kết nối VPN.

4. Hỗ trợ kỹ thuật

Trong quá trình làm việc, sử dụng ứng dụng, nếu cần hỗ trợ kỹ thuật, đề nghị liên hệ với đầu mối tiếp nhận, hỗ trợ kỹ thuật của Cục THTK:

- Email: hotrokythuat@mof.gov.vn

- Điện thoại liên hệ

+ Nếu làm việc tại Bộ liên hệ số máy lẻ: 2888

+ Nếu làm việc từ xa liên hệ số điện thoại: 024 22202828 - số máy lẻ: 2504.

- Thời gian hỗ trợ: từ 8h00 đến 17h00 các ngày làm việc.

Để đảm bảo việc tổ chức, triển khai công việc theo hình thức làm việc từ xa hiệu quả theo tinh thần chỉ đạo quyết liệt của Lãnh đạo Bộ, công văn này sẽ được Cục THTK gửi tới đơn vị qua các hình thức văn bản giấy, email, đăng trên cổng thông tin điện tử. Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm phổ biến, quán triệt đến tất cả CBCC trong đơn vị về việc tuân thủ triển khai công việc làm việc từ xa, trách nhiệm mỗi cá nhân trong việc nâng cao nhận thức an toàn an ninh thông tin khi sử dụng ứng dụng qua hình thức làm việc từ xa.

Việc áp dụng hình thức làm việc từ xa sẽ thay đổi thói quen làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động nên thời gian đầu có thể phát sinh những tình huống trong quá trình sử dụng ứng dụng, Cục THTK đề nghị các đơn vị phối hợp chặt chẽ với Cục THTK để triển khai công việc chung được thông suốt.

Cục THTK thông báo để các đơn vị nắm được thông tin, chủ động trong việc triển khai công việc tại đơn vị./.