Công văn số 1355/UBCK-TTr về việc lưu ý các công ty trong việc chào bán chứng khoán ra công chúng, mua bán lại cổ phiếu và phát hành thêm cổ phiếu do Ủy ban Chứng khoán Nhà nước ban hành

Kính gửi: Các công ty đại chúng

Thực hiện kế hoạch thanh tra, kiểm tra định kỳ năm 2008, Thanh tra Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) đã tổ chức đợt kiểm tra: “việc thực hiện chào bán chứng khoán ra công chúng, mua bán lại cổ phiếu và phát hành thêm cổ phiếu” từ ngày 21/4/2008 đến ngày 09/6/2008.

Căn cứ tài liệu báo cáo kết quả kiểm tra của Đoàn kiểm tra cho thấy: các công ty được kiểm tra đều cố gắng trong việc chuẩn bị phương án chào bán/phát hành, lập hồ sơ đăng ký chào bán với UBCKNN, phân phối chứng khoán về cơ bản đã được thực hiện theo quy định của Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tuy nhiên, kết quả kiểm tra cũng cho thấy việc thực hiện chào bán chứng khoán ra công chúng, mua bán lại cổ phiếu và phát hành thêm cổ phiếu ở một số công ty còn chưa thực sự tuân thủ đúng quy định hiện hành, còn bộc lộ những yếu kém bất cập.

Để việc tuân thủ các quy định hiện hành được tốt hơn, khắc phục những yếu kém, tồn tại, Thanh tra UBCKNN đề nghị các công ty đại chúng thực hiện chào bán chứng khoán ra công chúng, mua bán lại cổ phiếu và phát hành thêm cổ phiếu lưu ý một số nội dung sau:

1. Về việc chào bán chứng khoán ra công chúng:

- Các công ty phải chủ động xây dựng chương trình kế hoạch huy động vốn và kế hoạch các đợt chào bán chứng khoán ra công chúng, với phương án rõ ràng, chi tiết để trình Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), lấy biểu quyết và thông qua quyết định của ĐHĐCĐ theo quy định; đối với các vấn đề nếu ủy quyền cho Hội đồng Quản trị (HĐQT) thực hiện thì phải nêu nội dung cụ thể theo Điều lệ công ty và quy định của pháp luật hiện hành.

- Về số cổ phiếu còn lại chưa phân phối hết, do các nhà đầu tư không đăng ký mua, đã đăng ký nhưng từ chối mua toàn bộ hay một phần, hoặc số cổ phiếu thu hồi do CBCVN thôi việc, số cổ phiếu lẻ phát sinh trong các đợt chào bán ra công chúng (kể cả từ các đợt phát hành thêm nêu tại điểm 2 dưới đây) đều phải được thông qua ĐHĐCĐ; trường hợp ĐHĐCĐ ủy quyền cho HĐQT thì phải có Quyết định của HĐQT nêu phương án xử lý cụ thể số cổ phiếu này theo đúng quy định.

- Đối với việc sử dụng số tiền thu được từ đợt chào bán, các công ty đều phải thực hiện nghiêm chỉnh theo Nghị quyết ĐHĐCĐ, HĐQT và những cam kết nêu trong Bản cáo bạch, HĐQT, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc và những người liên quan phải chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật về việc sử dụng đúng mục đích số tiền thu được từ đợt chào bán chứng khoán ra công chúng. Đối với số tiền thu được từ đợt chào bán sử dụng sai mục đích, hoặc chưa giải ngân hết và số tiền thu vượt dự kiến ban đầu, công ty cần lập kế hoạch sử dụng vốn cụ thể báo cáo ĐHĐCĐ để có biện pháp xử lý theo quy định của Điều lệ công ty và pháp luật hiện hành.

- UBCKNN khuyến khích các công ty sử dụng dịch vụ tư vấn của các công ty chứng khoán để được hướng dẫn lập hồ sơ đăng ký chào bán chứng khoán ra công chúng, thực hiện nghĩa vụ báo cáo, công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

2. Việc phát hành thêm cổ phiếu của công ty đại chúng:

- Nếu phát hành thêm cổ phiếu để trả cổ tức và phát hành cổ phiếu thưởng thì công ty phải đảm bảo có đủ nguồn vốn hợp pháp và được ĐHĐCĐ thông qua theo quy định, trong đó cần nêu rõ thời điểm chốt danh sách cổ đông được hưởng.

- Đối với trường hợp phát hành thêm cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động (CBCNV), các công ty cần phải công khai tiêu chuẩn và danh sách CBCNV tham gia chương trình, chương trình lựa chọn và kế hoạch phát hành phải được ĐHĐCĐ thông qua theo quy định. Các công ty cũng phải lưu ý trong việc tách phiếu của các cổ đông (những người đồng thời là CBCNV) không được tham gia biểu quyết về những vấn đề có lợi ích liên quan như phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động.

3. Việc mua, bán lại cổ phiếu của công ty đại chúng và giao dịch của cổ đông nội bộ:

- Công ty đại chúng khi mua lại cổ phiếu của chính mình để làm cổ phiếu quỹ, hoặc bán cổ phiếu quỹ phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện thực hiện báo cáo, công bố thông tin theo quy định; kể cả việc mua lại cổ phiếu của CBCNV thôi việc, cổ phiếu lẻ phát sinh khi thực hiện các đợt chào bán ra công chúng/ phát hành thêm cổ phiếu.

- HĐQT và Ban Tổng Giám đốc Công ty cần quán triệt và phổ biến các quy định của pháp luật hiện hành về chứng khoán và TTCK, trong đó có quy định về hạn chế giao dịch (nếu có), giao dịch nội bộ tới các thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc, Kế toán trưởng và các cá nhân có liên quan để đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật. Đồng thời, thành viên HĐQT, Ban Kiểm soát, Ban Giám đốc, các cá nhân có liên quan cần quán triệt và tuân thủ Điều lệ công ty, thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh thực hiện những giao dịch có mâu thuẫn lợi ích với công ty; tăng cường quản trị công ty.

4. Về nghĩa vụ báo cáo, công bố thông tin: Căn cứ quy định tại Thông tư số 38/2007/TT-BTC ngày 18/4/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, các công ty cần hoàn thiện quy trình công bố thông tin nội bộ để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công ty đại chúng theo quy định.

5. Về quản trị công ty: Căn cứ Quyết định số 12/2007/QĐ-BTC ngày 13/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế quản trị công ty áp dụng cho công ty niêm yết trên HOSE/HASTC, các công ty đại chúng là công ty niêm yết sớm ban hành Quy chế quản trị công ty nội bộ, tuân thủ các quy định của quy chế này và báo cáo UBCKNN.

Thanh tra UBCKNN sẽ tổ chức đợt kiểm tra việc khắc phục, sửa chữa các tồn tại, thiếu sót hoặc vi phạm tại các công ty đại chúng trong thời gian tới, sẽ có hình thức xử phạt nghiêm đối với tổ chức, cá nhân vi phạm; đặc biệt là việc tái phạm các thiếu sót, vi phạm trước đây nhằm đảm bảo việc thực hiện nghiêm chỉnh các quy định chào bán chứng khoán ra công chúng, mua bán lại cổ phiếu và phát hành thêm cổ phiếu theo đúng các quy định của pháp luật.