Công văn 12461/BTC-KBNN năm 2013 hướng dẫn vướng mắc nghiệp vụ trong quá trình triển khai TABMIS do Bộ Tài chính ban hành

Số hiệu 12461/BTC-KBNN
Ngày ban hành 18/09/2013
Ngày có hiệu lực 18/09/2013
Loại văn bản Công văn
Cơ quan ban hành Bộ Tài chính
Người ký Nguyễn Đại Trí
Lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán,Công nghệ thông tin,Tài chính nhà nước

BỘ TÀI CHÍNH
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 12461/BTC-KBNN
V/v hướng dẫn các vướng mắc nghiệp vụ trong quá trình triển khai TABMIS

Hà Nội, ngày 18 tháng 09 năm 2013

 

Kính gửi:

- Các Bộ, ngành tham gia TABMIS
- Sở Tài chính, Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố

 

Căn cứ các kiến nghị và đề xuất để giải quyết các vướng mắc nêu trong báo cáo tham luận tổng kết đánh giá triển khai TABMIS của các Bộ, ngành, Sở Tài chính và Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố, Bộ Tài chính (Ban Triển khai TABMIS) có ý kiến theo các nhóm vấn đề, như sau:

I. Về phân quyền và chức năng hệ thống

1. Phân quyền xử lý trung tâm tỉnh

Đề xuất phân quyền cho Xử lý trung tâm tỉnh thực hiện khai báo thông tin người dùng và thiết lập cây phê duyệt trên hệ thống.

Hiện nay, việc thiết lập tài khoản đăng nhập và cây phê duyệt do XLTT TW thực hiện, để đảm bảo tính tập trung và an toàn trong khâu quản trị hệ thống, tránh trùng lắp, dư thừa danh sách người dùng trên hệ thống có thể ảnh hưởng đến hiệu năng hệ thống.

Việc thực hiện phân quyền cho xử lý trung tâm tỉnh, thành phố nếu thực hiện được sẽ giúp cho việc thiết lập hoặc thay đổi các tập trách nhiệm trên TABMIS đối với người dùng được thực hiện một cách kịp thời hơn, đồng thời giảm tải công việc cho đội XLTT TW; đồng thời, cũng giúp cho cơ chế ủy quyền trên hệ thống được thực hiện linh hoạt hơn, đáp ứng yêu cầu phân công công việc thực tế tại các KBNN địa phương.

Ban triển khai TABMIS đang phối hợp với nhà thầu nghiên cứu, rà soát lại quy trình phân luồng hoặc thay đổi các tập trách nhiệm trên TABMIS cho xử lý trung tâm thuộc Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố để đảm bảo xử lý các vướng mắc hiện nay. Phương án mới cần được nghiên cứu trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc, an toàn bảo mật dữ liệu, hiệu quả, tránh việc dư thừa và gây ra ảnh hưởng đến hiệu năng

Trước mắt đề nghị các đơn vị KBNN khi đăng ký cần thực hiện theo quy định là gửi mail form mẫu đăng ký về thư điện tử của Đội XLTT TW (hotrocntt@.vst.gov.vn ) song song với quá trình gửi bằng bản giấy để lưu trữ theo quy định

2. Phân quyền đóng, mở kỳ

Đề xuất phân quyền chức năng đóng mở kỳ cho địa phương.

Hiện tại trên hệ thống TABMIS, chức năng đóng, mở kỳ trên hệ thống hiện nay được giao cho Vụ KTNN thuộc KBNN (Phòng Tổng hợp báo cáo) thực hiện để đảm bảo thống nhất về số liệu theo thời điểm báo cáo. Điều này nhằm khắc phục tình trạng số liệu bị thay đổi do KBNN các tỉnh, thành phố tự mở lại được kỳ đã đóng và điều chỉnh số liệu quá khứ không đúng quy định, sau khi KBNN đã tổng hợp báo cáo toàn quốc, cung cấp cho các cấp lãnh đạo và các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Do việc mở kỳ cần phải thực hiện cho từng bộ sổ, nên để đảm bảo hoàn thành trước ngày đầu tiên của tháng sau, một số bộ số cần phải thực hiện trước ngày cuối cùng của tháng hiện tại, dẫn đến một số thời điểm có thể 2 kỳ được mở. Vì vậy tại thời điểm cuối tháng, đề nghị các đơn vị KBNN lưu ý thực hiện các giao dịch đúng kỳ của tháng hiện tại theo quy định của Chế độ kế toán nhà nước áp dụng cho TABMIS, không nhập vào kỳ của tháng sau đã được mở.

II. Các vấn đề về quy trình nghiệp vụ trên hệ thống

1. Quy trình phân bổ dự toán

Đề xuất cho phép đổi quyền phê duyệt, kết sổ và đồng bộ hóa cho các Bộ đối với quy trình phê duyệt phân bổ dự toán, điều chỉnh dự toán NSTW trên hệ thống

Hiện nay, hệ thống đang thiết lập luồng phê duyệt quy trình phân bổ dự toán và điều chỉnh dự toán của NSTW theo đúng quy định tại Thông tư số 107/2008/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn bổ sung một số điểm về quản lý, điều hành ngân sách nhà nước: Bộ Tài chính chịu trách nhiệm thực hiện phê duyệt, kết sổ và đồng bộ hóa (ngược, xuôi). Việc đơn vị đề nghị được ủy quyền phê duyệt là không đúng quy định. Trách nhiệm Vụ chuyên quản Bộ Tài chính phê duyệt và thực tế việc này hiện nay đang thực hiện rất tốt. Các quy trình kết sổ, tạo bút toán, đồng bộ hóa đã được đặt lịch thực hiện tự động ngày 2 lần. Quy trình điều chỉnh đối với các sai lầm trong cùng bộ sổ đã được cải tiến, vấn đề này không còn khó khăn như Bộ nêu. Quy trình và các thiết lập hiện tại là hợp lý và quan trọng là sự phối hợp nhịp nhàng hơn giữa các Bộ và các Vụ chuyên ngành của Bộ Tài chính.

Tuy nhiên, việc điều chỉnh dự toán theo yêu cầu quản lý giữa các đơn vị trực thuộc trong một bộ không làm tổng mức dự toán đã được Bộ Tài chính thẩm định từ đầu năm thì theo quy định là thẩm quyền phê duyệt của Bộ chủ quản. Ban triển khai sẽ sớm nghiên cứu phương án phân biệt được điều chỉnh trong tổng mức dự toán giao và điều chỉnh vượt tổng mức dự toán giao trên hệ thống TABMIS (Điều chỉnh vượt tổng mức dự toán giao thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ Tài chính) để khắc phục vướng mắc này.

2. Các vướng mắc khi triển khai cam kết chi (CKC)

(1) Về việc khai báo thông tin nhà cung cấp chưa kịp thời: Theo quy định Đội XLTT TW tạo thông tin chung nhà cung cấp bao gồm tên nhà cung cấp, mã nhà cung cấp để tránh trùng lắp thông tin 1 nhà cung cấp xuất hiện nhiều lần trên hệ thống; đội XLTT tỉnh tạo thông tin chi tiết nhà cung cấp (mã ngân hàng nơi NCC mở tài khoản, mã tài khoản nhà cung cấp, mã kho bạc nơi kiểm soát thanh toán,…….).

Sau khi hoàn thành triển khai TABMIS, KBNN đang phối hợp với Nhà thầu rà soát lại quy trình hệ thống, trong đó có nghiên cứu nội dung phần quyền cho xử lý trung tâm tỉnh, thành phố. Tuy nhiên, việc phân cấp để thực hiện các quy trình hệ thống có thể phải can thiệp vào lõi của phần mềm do vậy phải được thực hiện đảm bảo nguyên tắc an toàn hệ thống, bảo mật dữ liệu, cần được nghiên cứu, đánh giá và phân tích kỹ lưỡng.

Để thông tin nhà cung cấp được cập nhật kịp thời vào hệ thống, đề nghị các đơn vị KBNN trao đổi với các đơn vị cung cấp hợp đồng kinh tế kịp thời theo quy định về thời gian chuyển thông tin hợp đồng ký giữa A-B đến KBNN sau thời điểm ký hợp đồng. Đồng thời để đảm bảo nhanh chóng tạo thông tin chung nhà cung cấp đề nghị các đơn vị thực hiện bằng hình thức gửi thư điện tử theo hướng dẫn tại công văn 1532/KBNN-CNTT ngày 31/7/2013

(2) Xử lý khi điều chỉnh cam kết chi: Đề nghị lưu ý khi có phát sinh điều chỉnh tăng hoặc giảm CKC của đơn vị dự toán hoặc chủ đầu tư, người sử dụng cập nhật lại số CKC và hệ thống tự sinh bút toán cập nhật lại, đồng thời vẫn giữ nguyên bút toán trước khi cập nhật.

(3) Xử lý trường hợp cam kết chi có nhiều mục: Trường hợp thực hiện CKC có nhiều mục thì khi áp thanh toán hệ thống sẽ hiển thị ra chi tiết từng mục CKC. Một số trường hợp đơn vị KBNN phản ánh số liệu được gộp tổng số (không chi tiết theo mục) là do khi thực hiện bút toán CKC được ghi nhận với Tiểu mục 0000. Vì vậy đề nghị các đơn vị lưu ý khi hạch toán phù hợp với thực tế theo quy định, để hệ thống hiển thị chi tiết từng mục cam kết chi.

(4) Cơ quan tài chính nhập dự toán không đủ để cam kết chi hoặc nhiều cơ quan tài chính chưa nhập kịp thời dự toán trên TABMIS: Về nguyên tắc, căn cứ dự toán của đơn vị được giao, cơ quan tài chính có trách nhiệm nhập đầy đủ vào hệ thống. Tồn quỹ ngân sách của địa phương không ảnh hưởng đến giá trị dự toán được nhập vào hệ thống. Đối với trường hợp đơn vị gửi “Giấy đề nghị CKC” đến KBNN nhưng dự toán chi NSNN của đơn vị sử dụng ngân sách chưa được nhập và phân bổ đầy đủ trên TABMIS, đề nghị đơn vị KBNN gửi “Thông báo từ chối CKC” cho đơn vị SDNS, ghi rõ lý do chưa đủ dự toán trên hệ thống. Đơn vị SDNS có trách nhiệm phản hồi lại đơn vị dự toán cấp trên hoặc cơ quan tài chính về việc dự toán chưa được nhập và phân bổ trên hệ thống TABMIS.

Theo quyết định 1111/QĐ-BTC ngày 04/5/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế mẫu phân công trách nhiệm các đơn vị thực hiện nhập dự toán chi ngân sách và lệnh chi tiền của ngân sách địa phương vào hệ thống TABMIS thì các Sở Tài chính chủ trì cùng với KBNN đồng cấp ban hành quy chế trên cơ sở quy chế mẫu cho phù hợp với ngân sách tỉnh, huyện. Hiện nay theo thống kê của đội hỗ trợ mới có 20 tỉnh có quy chế, còn 43 tỉnh chưa có quy chế. Đề nghị KBNN các tỉnh, thành phố trao đổi với Sở Tài chính để ban hành quy chế theo đúng quy định của quyết định 1111/QĐ-BTC.

(5) Xử lý chứng từ có CKC được ngân hàng trả lại do sai lầm trong thanh toán: Sai lầm ngân hàng trả lại chủ yếu do sai thông tin thanh toán về đơn vị hưởng, vì vậy, để đơn giản cho việc hạch toán kế toán và không phải khôi phục CKC, kế toán hạch toán vào TK 3972 - Sai lầm trong thanh toán. Nội dung này áp dụng đối với cả trường hợp do đơn vị đề nghị chuyển tiền đề nghị sai, sau đó căn cứ thư tra soát của đơn vị để chuyển tiếp.

[...]