Những kinh nghiệm cần lưu ý khi chọn thuê phòng họp
Nội dung chính
Dù chỉ là không gian để tiến hành các cuộc thảo luận, phòng họp lại đóng vai trò rất quan trọng đối với thành công chung của buổi họp. Vì vậy, việc lựa chọn thuê phòng họp cần được cân nhắc kỹ lưỡng. Để có thể chọn lựa được một phòng họp chất lượng, bạn cần nắm rõ các tiêu chuẩn không thể thiếu cho một phòng họp đạt chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những yếu tố cần quan tâm khi thuê phòng họp.
Quy mô của phòng họp
Quy mô phòng họp ảnh hưởng trực tiếp đến sự thoải mái của các thành viên tham dự và kết quả cuộc họp. Một phòng họp quá nhỏ, chật chội dễ khiến không khí trở nên ngột ngạt, làm giảm khả năng tập trung và gây cảm giác khó chịu cho người tham gia. Đặc biệt, trong những cuộc họp quan trọng với đối tác lớn, tâm lý không thoải mái có thể khiến cuộc đàm phán rơi vào bế tắc. Ngược lại, một phòng họp quá rộng không chỉ làm tăng chi phí thuê mà còn khiến không gian thiếu sự thân thiện.
Vì vậy, khi chọn thuê phòng họp, cần tìm kiếm không gian có quy mô phù hợp với số lượng người tham dự. Các kích thước gợi ý cho từng loại phòng họp bao gồm:
- Phòng họp 4 người: khoảng 7,5 - 8m².
- Phòng họp 8 người: khoảng 15m².
- Phòng họp 12 người: khoảng 20m².
- Phòng họp 20 người: khoảng 40m².
- Phòng họp 100 người: khoảng 80 - 100m².
Lựa chọn phòng họp với kích thước phù hợp sẽ giúp tạo ra một không gian thoải mái, thuận lợi cho việc trao đổi, đồng thời giảm thiểu chi phí không cần thiết.
Những kinh nghiệm cần lưu ý khi chọn thuê phòng họp( Hình ảnh từ internet)
Kết cấu và trang thiết bị
Kết cấu của phòng họp cho thuê cũng là một yếu tố quan trọng cần được xem xét. Tùy thuộc vào mục đích của cuộc họp, bạn có thể chọn phòng họp với mô hình và bố trí phù hợp:
- Đối với các cuộc họp ký kết hợp đồng hoặc có tính chất quan trọng, phòng họp nên được thiết kế theo mô hình Hollow Square hoặc Boardroom, với không gian vừa phải, yên tĩnh, tạo điều kiện cho việc ghi chép và thảo luận.
- Đối với các hoạt động đào tạo, gặp gỡ hoặc training, phòng họp với thiết kế U-shape hoặc Classroom sẽ tạo điều kiện cho việc truyền tải thông tin và tương tác dễ dàng hơn giữa người thuyết trình và người nghe.
Ngoài ra, các thiết bị trong phòng họp cũng cần đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Bàn ghế cần êm ái, thoải mái để đảm bảo sự dễ chịu cho người tham dự. Những thiết bị như bảng trắng, bút, máy chiếu rõ nét cũng rất cần thiết cho các cuộc họp hay buổi thuyết trình. Đối với các hội thảo lớn, hệ thống âm thanh bao gồm micro, loa, bục phát biểu cũng cần được trang bị đầy đủ.
Một yếu tố không thể thiếu là sự thông thoáng của không gian. Phòng họp cần có hệ thống quạt gió, điều hòa hoạt động hiệu quả để giữ không gian mát mẻ, thoáng đãng, giúp tạo ra môi trường làm việc dễ chịu. Khi thuê phòng họp, nên kiểm tra kỹ lưỡng các hệ thống này trước khi quyết định sử dụng.
Màu sắc và không gian
Màu sắc của phòng họp có ảnh hưởng rất lớn đến tâm trạng và sự thoải mái của người tham dự. Một phòng họp cho thuê được trang trí với tông màu dịu nhẹ, không quá nổi bật sẽ giúp giảm bớt sự căng thẳng, mệt mỏi khi làm việc trong thời gian dài. Đặc biệt, trong những buổi thảo luận kéo dài, màu sắc hài hòa sẽ giúp tạo nên không khí thoải mái, làm cho các thành viên tập trung và tham gia tích cực hơn.
Bên cạnh đó, không gian phòng họp cũng cần được thiết kế sao cho tạo cảm giác gần gũi, chuyên nghiệp. Một không gian quá lạnh lẽo hoặc quá rực rỡ có thể làm giảm hiệu quả của buổi họp. Do đó, khi chọn phòng họp, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng yếu tố màu sắc và không gian để đảm bảo một môi trường làm việc thuận lợi.
Với những tiêu chuẩn trên, việc tìm kiếm phòng họp cho thuê chất lượng sẽ giúp đảm bảo thành công cho các cuộc họp. Hãy chú ý đến quy mô, kết cấu, thiết bị và không gian phòng họp để lựa chọn phù hợp với nhu cầu của công ty, tạo ra môi trường thoải mái, chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí.