Các hành vi nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long

Nội dung chính

Tổng hợp các hành vi nghiêm cấm trong việc quản lý, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long

Ngày 29/4/2026, UBND tỉnh Vĩnh Long ban hành Quyết định 37/2026/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long.

Trong đó, căn cứ theo quy định tại Điều 4 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 37/2026/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Long về tổng hợp các hành vi nghiêm cấm trong việc quản lý, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long, bao gồm:

- Tiết lộ thông tin, để người khác sử dụng tài khoản của mình truy cập vào Cơ sở dữ liệu hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu.

- Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị, thay đổi cấu trúc dữ liệu, thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng và chia sẻ hay bất kỳ hành vi nào khác tác động đến hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.

- Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.

- Những hành vi vi phạm khác theo quy định của pháp luật.

Quyết định 37/2026/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Long có hiệu lực từ ngày 09 tháng 5 năm 2026.

Các hành vi nghiêm cấm trong quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long (Hình từ Internet)

Khai thác và sử dụng các thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long được quy định như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Điều 12 Quyết định 37/2026/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Long về Khai thác và sử dụng các thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long như sau:

- Các Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc đăng ký cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu khi đề nghị cấp giấy đăng ký hoạt động. Các Tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động mà chưa đăng ký cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu thì đăng ký bổ sung.

- Các Tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ được phép khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực; thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng, chứng thực định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan nhà nước và các thống kê, báo cáo khác có liên quan.

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại khoản 1 Điều 6 Quyết định 37/2026/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Long khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.

- Thông tin trên Cơ sở dữ liệu được Sở Tư pháp cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.

- Việc phân công cá nhân quản lý, khai thác, sử dụng tài khoản truy cập và thông tin trong Cơ sở dữ liệu ở mỗi cơ quan, tổ chức do người đứng đầu của cơ quan, tổ chức đó quyết định và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật và Quy chế này.

- Việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phải đúng mục đích, yêu cầu nhiệm vụ được cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền giao, không sử dụng vào những mục đích trái pháp luật.

- Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.

- Thông tin về giao dịch đã công chứng, chứng thực được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm.

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm gì trong quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long?

Căn cứ theo quy định tại Điều 21 Quyết định 37/2026/QĐ-UBND tỉnh Vĩnh Long về trách nhiệm của Tổ chức hành nghề công chứng trong quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long như sau:

- Tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này; sử dụng đồng bộ, thống nhất Cơ sở dữ liệu. Đối với các giao dịch đã được công chứng trước đây đang lưu trữ tại Tổ chức hành nghề công chứng phải có trách nhiệm cập nhật vào Cơ sở dữ liệu trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực.

- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:

+ Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để sử dụng Cơ sở dữ liệu;

+ Quản lý và chịu trách nhiệm việc cập nhật, khai thác, sử dụng, tra cứu và chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này và quy định khác của pháp luật có liên quan;

+ Chịu trách nhiệm quản lý, bảo mật, sử dụng tài khoản được cấp; bảo mật thông tin về tài sản của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;

+ Cử công chứng viên, thư ký nghiệp vụ tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu;

+ Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu.